【例文あり】日程調整メールの書き方とは？アポ率を上げる文章

アポイントメント率を上げるために、スピード感のある日程調整をしたいと考えていませんか。

メールを活用したアポは、電話と比べて先方の時間を拘束せず、自由なタイミングでやり取りができます。

口頭だと生じやすい聞き間違いや確認漏れによるミスを避けられ、正確なやりとりが可能です。

この記事では、効果的なアポの獲得を目指すためのメールの書き方を解説します。ぜひ参考にしてください。

日程調整メールのマナー

メールはお互いの顔が見えないため、言葉選びに注意する必要があります。

相手と気持ちよくやりとりをするために、「お忙しいなか恐縮ですが」「お手間をおかけしますが」など、心遣いのひとことを入れる配慮が欠かせません。

返信は1日以内が基本

相手からのメールには、1日以内に返信するのが理想です。

日程調整メールは、自社サービスや商品に関心を持った先方から届きます。先方の温度感が高いうちにコンタクトを取ることで、テンポよく日程調整ができます。

できる限り当日中に返信をする意識を持ちましょう。

先方の返信の手間を減らす

メールの文章がわかりづらいと時間をかけて読む必要があるため、後回しにされる可能性があります。

重要なポイントは箇条書きで記載するか、「　」で囲むなど、先方が返信に使う労力を減らす工夫をしてください。

返信期限を決めておく

先方との日程調整が完了するまで、自分自身も予定を空けておく必要があります。

他のお客さまとの日程調整に支障が出ないよう、メールに返信期日を設けましょう。

一般的な返信期限は、3日～1週間です。
1週間を超えると、返信期間に余裕があると安心した先方はそのまま返信を忘れてしまう可能性があるため気を付けましょう。

相手が返信しやすいように選択肢を提示する

メールで日程調整を依頼する際は、返信しやすい選択肢の掲示がおすすめです。

「ご都合をお聞かせください」「いつでも構いません」など、先方へ判断を委ねたコミュニケーションを取ると、意思決定の範囲が広くストレスを与えてしまいます。

先方に全てを委ねてしまうのは大変失礼に当たるため、必ず選択肢の中から最適解を選んでいただいてください。

日程調整メールで返信されやすい書き方のポイント

日程調整メールに対する返信が来ない場合は、メールの書き方に問題がないか見直しをしましょう。

コツをおさえたメールの書き方を実践できれば、返信率の向上が目指せます。

件名は用件がハッキリ分かるように書く

件名で本文の内容が伝わらないメールは、開封してもらえないことがほとんどです。

受信ボックスで、届いたメールの内容がイメージできる件名を付ける意識を持ってください。

15文字以内に収めた簡潔でわかりやすいタイトルを付けると、開封してくれる可能性が高まります。

急を要する場合や絶対に読んで欲しい内容は、件名の冒頭に【至急】・【重要】などの文言を入れると効果的です。

【件名の例文】
〇〇の日程のご相談
お打ち合わせ日程のご連絡
【至急】〇〇の日程のご相談

アポイントの目的・重要性を明確にする

本文では、内容が伝わる文章を書けているか意識が必要です。

冒頭でメールをなぜ送ったかを示すことで、先方に読む価値のある内容だと認識してもらえます。

あらかじめ、メールを送る目的を確認して、メール作成に取りかかりましょう。

【冒頭の例文】
〇〇についてのお打ち合わせの日程調整をお願いしたく、ご連絡させていただきました。
〇〇の件でぜひ日程調整してお打ち合わせをさせていただきたくご連絡いたしました。

候補日は3日以上を提示する

候補日は、3～5日程度の提示がおすすめです。

複数の候補日があれば日程調整がしやすく、何度もやり取りを繰り返す手間をなくせます。

1週間ほど先の3～5日をピックアップして、曜日・時間などを具体的に提示しましょう。

以下のように日程の選択肢に〇✕をつけて返信できるようにすると、円滑なコミュニケーションが可能です。

【選択肢の例】
以下の日程で調整可能な時間帯の【　】内に「〇」または「✕」をつけてご返信いただけますでしょうか。
△月△日（曜日）10:00～ 【　　】
△月△日（曜日）11:00～ 【　　】
△月△日（曜日）15:00～ 【　　】

所要時間も明確にしておく

打ち合わせにどの程度時間がかかるかは、必ず伝えておきたい項目です。

先方の貴重な時間をいただいていることを意識して、所要時間は明確に記しましょう。

【所要時間の例文】
お打ち合わせの所要時間は1時間ほどを予定しております。

候補日以外でも対応することを伝える

先方の日程が上手くかみ合わないケースを想定して、候補日以外でも柔軟な対応ができる旨をお伝えしましょう。

自社サービスや商品に関心があったがスケジュールが合わず、別会社の商材を契約したなどの失敗を防げます。

【候補日以外の例文】
ご調整が難しい場合は、〇〇さまのご都合のよい日程またはお時間をお知らせいただけますと幸いです。

【パターン別】日程調整メールの例文

日程調整メールの基本の書き方は以下のとおりです。項目ごとのポイントを押さえて作成しましょう。

件名
・「何の」日程調整か簡潔に書く
・15文字程度が理想的な文字数

宛名
・本文の始めに宛名（会社名・部署名・役職名・お名前）を記載
・先方のお名前が不明の場合は、「ご担当者さま」でOK

名乗り
・宛名の下に自身の名前（会社名・部署名・役職名・名前）を記載
・名前の前に「お世話になっております。」など、ご挨拶を添える

用件
・本文の冒頭部分にメールの用件を記載する
・日程調整のお願いであること、どのような内容についての調整かを簡潔に説明

詳細
・詳しい内容を説明後、日程候補日・時間などを記載
・3～5候補日ほど提示する
・先方が回答しやすいよう〇×回答式にするなどの工夫をする

結び
・クッション言葉を使い丁寧な文面でメールを締める

署名
・再度自身の名前（会社名・部署名・役職名・名前）と連絡先（メールアドレス・電話番号）を記載する

以下は、紹介したポイントを意識して作成したメールです。

日程調整を依頼する

件名「〇〇〇お打ち合わせ日程のご相談」
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

株式会社◆◆◆◆◆
営業部　部長◆◆◆さま

いつも大変お世話になっております。
株式会社◆◆◆◆◆広報課の◇◇◇と申します。

先日お話させていただきました、〇〇についてお打ち合わせの時間を頂戴できればと思い、ご連絡いたしました。

つきましては、以下の日程で調整可能な時間帯の【　】内に「〇」または「✕」をつけてご返信いただけますでしょうか。
お打ち合わせの所要時間は1時間ほどを予定しております。

△月△日（曜日）10:00～ 【　　】
△月△日（曜日）11:00～ 【　　】
△月△日（曜日）15:00～ 【　　】

上記日程でご調整が難しい場合は、〇〇さまのご都合のよい日程またはお時間をお知らせいただけますと幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご調整の程よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
株式会社◆◆◆◆◆
広報課　名前◇◇◇

〒〇〇〇-〇〇〇〇
（住所）
電話番号：xxx-xxxx-xxxx
メールアドレス：xxxxxxxxxxx@xxx.com
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

先方に候補日を提示してもらう

件名「〇〇〇お打ち合わせ日程のご相談」
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

株式会社◆◆◆◆◆
営業部　部長◆◆◆さま

いつも大変お世話になっております。
株式会社◆◆◆◆◆広報課の◇◇◇と申します。

先日お話させていただきました、〇〇についてお打ち合わせの時間を頂戴できればと思い、ご連絡いたしました。

大変お手数ですが、〇〇さまのご都合のよい日程またはお時間を、いくつかお知らせいただけますでしょうか。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
株式会社◆◆◆◆◆
広報課　名前◇◇◇

〒〇〇〇-〇〇〇〇
（住所）

電話番号：xxx-xxxx-xxxx
メールアドレス：xxxxxxxxxxx@xxx.com
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

日程を再調整する

件名「Re：〇〇〇お打ち合わせ日程のご相談」
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

株式会社◆◆◆◆◆
営業部　部長◆◆◆さま

いつも大変お世話になっております。
株式会社◆◆◆◆◆広報課の◇◇◇と申します。

再度、〇〇についてお打ち合わせの日程の候補日をご案内いたしますので、
以下の日程で調整可能な時間帯の【　】内に「〇」または「✕」をつけてご返信いただけますでしょうか。
お打ち合わせの所要時間は1時間ほどを予定しております。

△月△日（曜日）10:00～ 【　　】
△月△日（曜日）11:00～ 【　　】
△月△日（曜日）15:00～ 【　　】

上記日程でご調整が難しい場合は、〇〇さまのご都合のよい日程またはお時間をお知らせいただけますと幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご調整の程よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
株式会社◆◆◆◆◆
広報課　名前◇◇◇

〒〇〇〇-〇〇〇〇
（住所）
電話番号：xxx-xxxx-xxxx
メールアドレス：xxxxxxxxxxx@xxx.com
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

日程をキャンセルする

件名「Re：〇〇〇お打ち合わせ日程のご連絡」
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

株式会社◆◆◆◆◆
営業部　部長◆◆◆さま

いつも大変お世話になっております。
株式会社◆◆◆◆◆広報課の◇◇◇と申します。

先日お話させていただきました、〇〇についてお打ち合わせの日程をご相談させていただきたくご連絡いたしました。

△月△日（曜日）10:00よりお打ち合わせの予定でしたが、弊社の〇〇の不具合により、当日のお打ち合わせが難しいと判断いたしました。

お忙しい中ご調整いただいたところ、大変申し訳ございません。
勝手なお願いで恐縮ですが、一度お打ち合わせをキャンセルさせていただき
後日あらためて調整していただくことは可能でしょうか。

この度は大変ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
ご検討の程よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
株式会社◆◆◆◆◆
広報課　名前◇◇◇

〒〇〇〇-〇〇〇〇
（住所）
電話番号：xxx-xxxx-xxxx
メールアドレス：xxxxxxxxxxx@xxx.com
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

日程を確定する

件名「Re：〇〇〇お打ち合わせ日程のご相談」
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

株式会社◆◆◆◆◆
営業部　部長◆◆◆さま

いつも大変お世話になっております。
株式会社◆◆◆◆◆広報課の◇◇◇と申します。

この度は〇〇のお打ち合わせのお時間をいただき誠にありがとうございます。

それでは、下記の日程でお伺いさせていただきます。
△月△日（曜日）10:00～

当日のお打ち合わせでは、弊社からは私◇◇◇と部長の◇◇◇の2名で参ります。
どうぞよろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
株式会社◆◆◆◆◆
広報課　名前◇◇◇

〒〇〇〇-〇〇〇〇
（住所）
電話番号：xxx-xxxx-xxxx
メールアドレス：xxxxxxxxxxx@xxx.com
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＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

日程調整メールの一斉送信にはツールを活用

大見出し：日程調整メールの一斉送信にはツールを活用
効率的な日程調整メールのやり取りを実現するなら、日程調整ツールの活用がおすすめです。

メールの一斉送信や自動のリマインド機能など、業務を手助けしてくれるものが数多くあります。

ここでは、特におすすめのツールを3つ紹介します。

リマインドメールで予定漏れを防止：調整アポ

https://scheduling.receptionist.jp/

「調整アポ」は、複数人の候補日をカレンダーから自動でピックアップできるツールです。

候補日が決まったら先方へ専用のURLを送り、回答を待つだけです。

予定が確定したら、自動でカレンダーへ登録が可能です。予定が近づいてきたらリマインドメールを自動で送信する機能がついているため、予定漏れを防げます。

【料金プラン】
要お問い合わせ

幅広い業種で役立つクラウド型システム：ChoiceRESERVE

https://yoyaku-package.com/

「ChoiceRESERVE」は複数店舗の管理・キャンセル待ちなどにおすすめの、クラウド型日程調整システムです。

予約のタイミングでアンケートを実施して顧客情報を収集できる機能があり、導入実績は4,000件以上にものぼります。

データはシステム上で分析され、事業の成長や改善に役立てられます。導入後は、カスタマーサクセスが併走サポートをしてくれる点が魅力です。

【料金プラン】
基本料金　22,000円～
初期費用　33,000円

誰でも簡単に使用できる操作性が魅力：bookrun

https://b-book.run/home

「bookrun」は、日程候補日の自動抽出・日程確定メールの自動送信・当日のリマインドメールなどを幅広くフォローアップしてくれるツールです。

親しみやすいデザインで主催者も日程調整者も直感的に使いこなせる操作性が特徴です。シンプルなデザインで、自社カラーに合わせた色味変更ができます。

オンラインで打ち合わせを実施する際は、ZoomなどのWeb会議ツールを介したURLの自動発行・共有が可能です。

日程調整やフォローアップにかかる工数を短縮することで、商談準備や企画など力を入れたい業務に集中できます。

【料金プラン】

※プランによって作成可能なフォーム数やアカウント数が異なります。

日程調整メールには無料で始められる「bookrun」が便利！

日程調整メールは、先方との関係性作りの起点になる可能性が高いコミュニケーション方法です。

先方への気遣いを忘れず、自社が伝えたいことを簡潔にまとめることで、アポ獲得の成功率向上が目指せます。

日程調整メールをうまく活用することで、業務に集中しつつアポ獲得を目指せます。

効率的な日程調整を実施したい方には、弊社の「bookrun」導入がおすすめです。

たったの20秒で日程調整フォームを作成でき、チーム内のメンバーが提示した日程から自動で最適な日程を抽出してくれます。

「bookrun」を活用して成果が出る業務に励みましょう！