【プロ厳選】スケジュール調整ツール5選！間違いないおすすめのみ紹介

「スケジュール調整ツールって何ができる？」
「無料もしくは低価格でいいツールがないかな」
「ツールを調べたら色々ありすぎて、どれがいいかわからない…」

スケジュール調整ツールは、タイプによって使い方が大きく異なり、料金プランもさまざまで、選ぶのに時間がかかってしまいます。

本記事ではスケジュール調整ツール「bookrun」を提供する弊社がおすすめするツールと、選ぶポイントをご紹介します。

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スケジュール調整ツール①予約受付型

予約受付型のスケジュール調整ツールの特徴と、向いている使用事例、おすすめのツールを2つ紹介します。

予約受付型とは？

予約受付型のツールは、ミーティングの主催者があらかじめ空いている日時を公開し、参加希望者が空いている時間から希望する日程を選択して、予約するタイプのスケジュール調整ツールです。

たとえば、クリニックの診察Web予約が該当します。

予約受付型のツール利用が向いているケースは、以下の通りです。

＜利用に向いているケース＞

• 人数制限があるイベントを開催したい場合
• 時間帯が決められた会議を開催したい場合

使い方もデザインもシンプル「Tocaly」

引用元：Tocaly公式サイト

Tocalyは、シンプルなデザインと使い方で、誰でも使いやすいのが特徴です。

ドラッグで範囲を指定して候補日時を複数作成できたり、曜日と時間帯を指定することで自動的に毎週同じ時間帯で予定を作成できたりします。

日程調整のページはカレンダーと連動でき、カレンダーに予定が入っている場合は自動的に候補から外されるため、ダブルブッキングの心配はありません。

日程が確定すれば自動的に相手にメールが一斉送信されるため、お知らせメールの作成・送信作業の手間を省けます。加えて、ミーティングツールと連携ができ、ミーティング用のURL発行とメール送信を自動でしてくれます。

＜料金プラン＞
2023年10月時点では無料ですが、有料化を検討中です。

条件を細かく設定できる「トヨクモスケジューラー」

引用元：トヨクモスケジューラー公式サイト

トヨクモスケジューラーは「個人ビューモード」「グループビューモード」「空き時間ビューモード」を使い分けてスケジュール管理できます。

それぞれの特徴は以下の通りです。

• 個人ビューモード：TODOリストをみながらスケジュール作成でき、タスクの進捗も併せて管理可能
• グループビューモード：予定のカテゴリーごとに色分けでき、一目でイベント内容をチェックできる
• 空き時間ビューモード：予定がある日はグレーで塗りつぶされ、一目で空いている日が把握できる

スケジュール調整ページは、メンバー、期間、時間帯、施設など細やかに条件を組み合わせ作成でき、細やかに予定を管理したい企業におすすめのツールです。

ミーティングツールと連携してミーティングのURLを自動発行できるほか、利用するミーティングツールは各々ゲストで選択でき、他ツールへの登録は必要ありません。

＜料金プラン＞

スケジュール調整ツール②候補提案型

候補提案型のスケジュール調整ツールの特徴と向いている使用事例、おすすめのツールを3つ紹介します。

候補提案型とは？

候補提案型は、主催者が自分の都合に合わせて日程候補日を複数あげ、その中から参加者が希望日を選んで日程を決定します。

参加者全員の回答結果から最適な日時を決定するといった方法ができるため、参加人数の多いスケジュール調整に対応でき、グループ全体の合意形成を図るのに便利です。

候補提案型ツールの利用が向いているケースは、以下の通りです。

＜利用に向いているケース＞

• 参加人数の多いミーティングやイベントを開催したい場合
• ツールの使用者（主催者）が参加者に自分の予定を公開したくない場合

低コスト×20秒でスケジュール調整「bookrun」

引用元：bookrun

bookrunは、スケジュールの空き状況が、時間帯ごとに「○」と「×」で表示されます。一目で空き状況を把握できる画面仕様です。

候補日程はGoogleカレンダーやOutlookと連動して自動で抽出されます。

キャンセルや予定の変更がある場合にも、GoogleカレンダーやOutlook予定表に反映されるため、ダブルブッキングや予定忘れの心配はありません。

タイムゾーン対応のツールなので、海外の人とミーティングを行うような企業にもおすすめです。

ミーティングツールとの連携で会議URL自動発行・参加者へのメール自動送信ができるほか、参加者全員にリマインド通知が届くよう設定できます。

フォーム作成サービス「formrun」との連携により、フォーム入力のタイミングでスケジュール調整を促せるのも「bookrun」ならではです。日程調整と同時に、会議や商談前に参加者から知っておきたい情報を入手できます。

＜料金プラン＞

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スケジュール調整と名刺交換ができる「ScheCon」

引用元：ScheCon

ScheConは、スケジュール調整、オンラインでの名刺交換ができるのが特徴です。1対1から複数人まで使用でき、頻繁にスケジュール調整を行うメンバーでグループを作成しておけば、すぐにグループメンバーと日程調整ができるため、社内の定期打ち合わせに便利です。

日程候補ページを作成する際は、候補日のリストアップに手間がかかりません。条件を選択してAIが空き日程の候補をリストアップしたり、Googleカレンダーの予定から候補をリストアップできたりと効率的です。

対応しているカレンダー、連絡、ミーティングツールが豊富ですので、多種にわたるツールを利用している企業におすすめです。

＜料金プラン＞

回答期限設定など細かな管理が可能「アイテマス」

アイテマスは、スケジュール調整ページを「手動」、または「空き日程自動リストアップ」で作成可能です。スケジュール調整が完了すると、自動的に自分と相手のGoogleカレンダーに予定が登録されるため、入力忘れの心配はありません。

人数制限があるイベントや会議の開催のスケジュール作成ができ、予約受付型と候補提案型がアイテマス1つで完結します。

回答期限を設定でき、回答者からの連絡がない場合の対応もしやすい点がメリットです。

ZoomまたはGoogle Meetと連携すれば、ミーティングURLを自動作成してGoogleカレンダーの予定に添付でき、共有も簡単にできます。

＜料金プラン＞
2023年10月時点では全機能を無料で利用できますが、有料化を検討中です。

スケジュール調整ツールのメリット・デメリット

スケジュール調整ツールを利用するメリットとデメリットは、以下の通りです。

【メリット】

• スケジュール調整が数秒で完了
• ダブルブッキング防止が可能
• 会議やイベント開催、個人のスケジュール管理など幅広いシーンで活躍
• Web会議URL自動作成や自動共有機能で手間が省ける

【デメリット】

• 利用料金がかかるツールがある
• システムトラブルやアップデート中は利用できない
• ツールによっては操作に慣れが必要

スケジュール調整ツールは、日程調整において手間がかかる作業を軽減する機能が豊富なため、手軽かつ効率的にスケジュール調整を進められます。

また、ダブルブッキングや予定を忘れてしまうといった、トラブル防止も可能です。

しかし、利便性を求めると有料プランへの検討が必要になり、費用がかかる場合があります。システムのトラブルやアップデート中により利用できないケースを想定して、対策を考え社内での共有も必要です。

スケジュール調整ツールの選び方

何を基準にスケジュール調整ツールを選べばいいのかわからない方に向けて、選び方のポイントを4つ紹介します。

料金と使用頻度のバランスがいいものを選ぶ

スケジュール調整ツールを導入する前に、自社のツールの使用頻度を確認してください。

高額なツールは機能性がよく魅力的ですが、使用頻度が低いとコストが高くつきます。

自社での使用頻度が少ない場合は、無料ツールや無料プランでも対応できないかどうか検討し、無駄なコストがかからないようにしましょう。

料金と使用頻度のバランスをみてツールを選ぶことがポイントです。

対応デバイスが合うものを選ぶ

ツールの中にはパソコンでしか利用できないものと、スマホでも利用できるものがあります。

スマホでも利用できるツールは、営業や出張であまり社内にいない方でも、デバイスを選ばす利用でき便利です。

場所や時間に関係なく利用したい場合は、スマホでも利用できるツールを選びましょう。

ツールのタイプが自分たちに合っているものを選ぶ

予約受付型と候補提案型では役立つシーンに違いがあります。

時間や参加人数を制限する場合は「予約受付型」、大人数のゲストの予定調整を一括管理したい場合は「候補提案型」がおすすめです。

自社がどのようなスケジュール調整をしたいのか、想定されるビジネスシーンを洗い出しておきましょう。

操作がシンプルなものを選ぶ

ツール利用者の中にはWeb操作が苦手な方もいます。

誰でも利用しやすいよう、操作がシンプルなツールを選ぶことをおすすめします。

操作が難しいツールは、使われなくなってしまい、社内に定着しません。無駄なコストがかかってしまいます。また、参加者側も操作が難しいと、スケジュール調整の入力をやめてしまう可能性があり、商談のきっかけを逃してしまいます。

導入前には、無料プランや無料期間を活用し、ツールを1度試しに使ってみましょう。

複数人かつ低コストで始めるなら「bookrun」

スケジュール調整ツールには、以下の2つの種類があります。

• 予約受付型
• 候補提案型

1対1の日程調整に向いているもの、複数人の日程調整ができるもの、人数制限を設けたセミナーの日程調整ができるものなど、ツールによって特徴はさまざまです。

また、無料で使用できるものもあれば、月数万円のコストがかかるツールもあり、導入に失敗してしまうと無駄なコストがかかってしまいます。

今回ご紹介したツールや選び方を参考に、自社に最適なツールを選び、スケジュール調整を効率化しましょう。

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