【例文&件名あり】心に響くメール営業とは？アポ率を上げるコツ

「メールで新規顧客を開拓したいけど、何を書けばいいかわからない」
「メール営業に取り組んでるけど反応をもらえない」
「上司からの指示でメール営業をしているけど本当に効果があるの？」と悩んでいませんか。

メール営業は、お互いの顔が見えない状態でやり取りするため、商材の魅力を効果的に伝えるコツが必要です。

うまく活用できれば、メールに興味を持った相手が自ら、商談の問い合わせをしてくれます。

この記事では、様々な場面ごとに役立つ営業メールの例文を紹介しつつ、メール作成のコツを解説します。

これからメール営業に挑戦したい方や、これまで挑戦していたが成果を出せていない方はぜひお役立てください。

メール営業の例文&件名：初めての相手を新規開拓

初めてコンタクトをとる相手には、自社が信頼できる存在だと認識してもらわなければいけません。以下の内容を簡潔にわかりやすく書き記しましょう。

自社(自分)は誰か
どのようなサービス・商品を提供しているのか
サービス・商品がどのように役立ち、どのような特徴を持つのか

初めて接触する相手に対して、いきなり営業感の強いメールを送ると、押し売り感が強く不信感を抱かれる可能性があります。

最初から成約を求めず、まずは商談や資料請求などのステップを踏む意識を持ってください。

営業のアポ取り「仕事をください」

下記は、初めての相手へアポをとる際のメールテンプレートです。

ーーーーーーーーーー
件名
弊社商品「〇〇」ご紹介とご挨拶　株式会社A社 田中太郎(自社名＋自身の名前)

本文

株式会社▫️▫️
▫️▫️様

突然のご連絡にて失礼いたします。
株式会社〇〇の営業担当〇〇と申します。

弊社は、〇〇を開発・提供する事業に携わっています。
貴社のホームページを拝見し、貴社の業務に際して弊社の商材が役立つと感じ、ご連絡をさせていただきました。

弊社の商品は、△△業界のお客様にご活用いただいております。
△△な課題を抱えている企業様に導入していただくことで、〇〇な改善が見込めました。

弊社の商品が貴社でもお役に立つのであれば、一度、直接ご説明に伺いたいと考えております。

下記の日程で、ご都合よろしい日時はございますか。

【弊社商品〇〇ご説明の日程候補】

〇月〇日（曜日）　〇〇：〇〇
〇月〇日（曜日）　〇〇：〇〇
〇月〇日（曜日）　〇〇：〇〇

商品の詳細説明や他社様での事例などを紹介させていただくため、1時間程度のお時間をいただきたく存じます。
貴社で実際にご活用いただく際のイメージを膨らませつつ、商材の特徴やメリットをご紹介させていただきます。

上記日程でご都合が合わない際は、ご都合のいい日程をお知らせいただけますと幸いです。

ご多用の折大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

※最後に、署名を記載する
会社名
氏名
電話番号
メールアドレス　など

ーーーーー

初めてコンタクトをとるメールで最も重要なのは、件名です。自分が誰で何のために連絡をしているかを端的に伝え、メールの開封をしてもらうことを目指してください。

本文には、自社の商材を活用している顧客層や、顧客にどのように役立っているかを書き記すことで、商材の使用イメージがわきます。

日程候補は3〜5つ程度提示して、お客様に選択していただく方法がおすすめです。

自身の都合に合った日程を提示することで、準備をしっかりとした状態で商品説明に望めます。

提示している日程と都合が合わない可能性を考え、「ご都合のいい日をお教えください」の一言を添えておくことで、スケジュールのせいで商談を諦める方を減らせます。

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商談確定後の確認連絡「日時のリマインド」

下記は、アポ取りのメールに反応してもらえ、商談日時が決まった相手に返信するメールのテンプレートです。

ーーーーーーーーーー
件名
お打ち合わせ日時のご確認　株式会社A社 田中太郎(自社名＋自身の名前)

本文

株式会社▫️▫️
▫️▫️様

お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
この度は、お打ち合わせの機会をいただき、誠にありがとうございます。

ご返信いただきました日時(または、ご指定いただきました日時)にて、貴社へ訪問させていただきます。

下記の日程でお間違いないか、ご確認いただきますようお願い申し上げます。

日時　〇月〇日（曜日）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇
場所　貴社(〇〇支店　など)
※オンライン上で開催する場合は、開催スペース用のURL(Zoomなど)を添付する

営業部〇〇が訪問させていただきます。

日程変更をご希望される場合は、お手数おかけしますが、ご連絡いただけますと幸いです。

そのほか、ご不明点などございましたら是非ともお申し付けくださいませ。

当日はどうぞ、よろしくお願いいたします。

※最後に、署名を記載する
会社名
氏名
電話番号
メールアドレス　など

ーーーーー

商談日時決定後の連絡に加えて、当日が近づいてきた旨を伝える連絡を忘れず実施しましょう。

3日前〜前日にかけて、下記テンプレートのようなメールを送信してください。

ーーーーーーー

件名
〇月〇日(曜日)〇時〜のお打ち合わせご連絡　株式会社A社 田中太郎(自社名＋自身の名前)

本文

株式会社▫️▫️
▫️▫️様

お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
先日は、お打ち合わせのためにお時間を調整してくださり、ありがとうございます。

予定日が近づいて来ましたため、改めて確認のご連絡を差し上げました。

日時　〇月〇日（曜日）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇
場所　貴社(〇〇支店　など)
※オンライン上で開催する場合は、開催スペース用のURL(Zoomなど)を添付する

営業部〇〇が訪問させていただきます。

ご都合が合わない場合は、ご連絡いただきますようお願い申し上げます。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。

※最後に、署名を記載する
会社名
氏名
電話番号
メールアドレス　など

ーーーーー

確認連絡をすることで、相手の予定漏れを防げます。

丁寧な印象を与えられるだけでなく、自分自身の予定の確認にもつながるため、ぜひ活用してください。

商談後などのお礼メール「次のアクションの促し」

商談を終えたら、当日中にお礼のメールを送信します。

下記のテンプレート(3種類)は、お礼と次のアクションを誘導する内容です。

事前にアポを獲得して商談に臨んだ相手へのメール
商談の際、相手から検討の必要がある課題を与えられた際のメール
飛び込み訪問の営業を受け入れてくれた相手へのメール

それぞれの例文ごとに、ポイントを把握しましょう。

①事前にアポを獲得して商談に臨んだ相手へのメール

ーーーーーーーーーー

件名
お打ち合わせのお礼　株式会社A社 田中太郎(自社名＋自身の名前)

本文

株式会社▫️▫️
▫️▫️様

お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。

先程は、弊社商材〇〇についてのお打ち合わせにお時間を作ってくださり、誠にありがとうございました。

貴社の課題として捉えられている内容や展望、〇〇(商材名)への要望を伺え、非常に感謝しております。

ご提案いたしました内容を、ご検討いただきますよう深くお願い申し上げます。
ご不明点や疑問点ございましたら、お気軽にご相談くださいませ。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

※最後に、署名を記載する
会社名
氏名
電話番号
メールアドレス　など

ーーーーー

商談の際、商品紹介で使った資料などがある場合は添付すると、相手が社内で導入検討をする際に役立ちます。

見積書や発注書の制作を依頼されている場合は、お礼と一緒に送信してください。次回の商談日時決めや予算感に対する反応などのアクションを、自然に促せます。

お礼メールと一緒に資料や見積書などを送信できない場合は、いつまでに送信するか期日を明確に伝えましょう。

今後のスケジュールを把握することで、安心感を持ち商談の検討をしていただけます。

②商談の際、相手から検討の必要がある課題を与えられた際のメール
商談では、相手から商材やサービスに対して課題を提示される可能性があります。

その際は、商談のお礼と今後の対応を記載したメールを送りましょう。

ーーーーーーーーーー

件名
お打ち合わせのお礼　株式会社A社 田中太郎(自社名＋自身の名前)

本文

株式会社▫️▫️
▫️▫️様

お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。

先程は、弊社商材〇〇についてのお打ち合わせへのお時間を調整してくださり、誠にありがとうございました。

今回、▫️▫️様よりご指定いただきました△△の件は、迅速に社内で共有・再検討させていただきます。
ご指摘いただきました件以外にも、気になる点がございましたら気軽にご相談くださいませ。

次回は、〇月〇日（曜日）〇〇：〇〇にお伺いいたします。

その際、最良なご提案ができますよう取り組んでまいりますので、今後とも引き続きよろしくお願いいたします。

※最後に、署名を記載する
会社名
氏名
電話番号
メールアドレス　など

ーーーーー

商談で提示された課題にすぐ対応したり、最適な提案をするための検討を実施したりする姿勢を伝えることで、自社がどのように相手に向き合っているか熱意を伝えられます。

指摘箇所以外でも気になることを言ってもらうことで、よりよい提案を考えることが可能です。

商談で課題を得た場合は、上記テンプレートを役立てましょう。

③飛び込み訪問の営業を受け入れてくれた相手へのメール

お礼メールはあらかじめ日程調整をしたときだけでなく、事前の約束無しで営業を実施した場面で必要です。

ーーーーーーー

件名
お打ち合わせのお礼　株式会社A社 田中太郎(自社名＋自身の名前)

本文

株式会社▫️▫️
▫️▫️様

お世話になっております。
先程お邪魔させていただきました、〇〇株式会社の〇〇です。

本日は突然訪問させていただいたにも関わらず、弊社の提案に貴重なお時間をさいてくださり、誠にありがとうございました。

▫️▫️様よりご指摘いただきました内容は、すぐに社内で共有・検討させていただき、〇月〇日(曜日)までにご返答できるよう取り組んでまいります。

突然の訪問をさせていただきましたが、これを機に今後も末長くお取引いただけますと幸いです。略儀ながらお礼申し上げます。

※最後に、署名を記載する
会社名
氏名
電話番号
メールアドレス　など

ーーーーー

事前の約束無しで営業を受け入れてくれた相手へのお礼メールでは、貴重な時間を割いていただいたことへの感謝や、課題への対応方法について伝えましょう。

今回限りの関わりにならないようにするには、次回の連絡・商談日時を提示する取り組みが必要です。

メール営業の例文&件名：2回目以降のやり取り

メール営業は新規開拓だけでなく、継続的な関係構築を目指す相手とのやり取りにも最適です。

信頼性を保ち深める目的を意識しつつ、メール作成をしましょう。

一般的な書き出し「お世話になっております」

既存顧客や2回目以降の相手とメールをやり取りする際の書き出しは「お世話になっております」が一般的です。

下記は、一度電話で相手の現状や課題を伺ったのち送信する、商材提案のメールテンプレートです。

ーーーーーーーーーー
件名
弊社商品〇〇のご案内　株式会社A社 田中太郎(自社名＋自身の名前)

本文

株式会社▫️▫️
▫️▫️様

お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
先日はお電話にて貴重なお話を聞かせていただき、誠にありがとうございました。

今回、お伺いいたしました貴社の課題に関しまして、弊社が提供している商材〇〇が役立つと思い、ご連絡を差し上げております。

可能であれば、直接ご説明をさせていただきたく存じます。
日程候補をお送りいたしますので、ご検討いただけますでしょうか。

【弊社商品〇〇ご説明の日程候補】

〇月〇日（曜日）　〇〇：〇〇
〇月〇日（曜日）　〇〇：〇〇
〇月〇日（曜日）　〇〇：〇〇

商品の詳細説明や他社様での事例などを紹介させていただくため、1時間程度のお時間をいただきたく存じます。
貴社で実際にご活用いただく際のイメージを膨らませつつ、商材の特徴やメリットをご紹介させていただきます。

上記日程でご都合が合わない際は、ご都合のいい日程をお知らせいただけますと幸いです。

ご多用の折大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

※最後に、署名を記載する
会社名
氏名
電話番号
メールアドレス　など

ーーーーー

事前にやり取りした内容を踏まえて、どのような課題に対してどの商材を提案したいかを簡潔に示すことで、相手に関心を持ってもらえます。

商品紹介資料やサイトページがある場合はURLなどを一緒に添付することで、相手が実施する調査の手間の削減が可能です。

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長期間連絡が空いた場合「ご無沙汰しております」

前回のやり取りから数か月など、長期の間ができた場合は、「ご無沙汰しております。その後、お変わりありませんか。」などの一言を添えるのがおすすめです。

深い関係性が確立できていない相手に連絡する際は、改めて簡単な自己紹介をしましょう。

「以前、★★についてやり取りをさせていただきました、株式会社〇〇の〇〇です。」などの一言があることで、相手の記憶を想起させられます。

相手からのメールに返信する場合

相手から連絡をいただいた際は、はじめに連絡をしてくれたことへのお礼を述べてください。

「ご連絡ありがとうございます。」「ご無沙汰しております。その後お変わりないようで安心いたしました。」などの一言が入ると、相手に温かく柔らかみのある印象を与えられます。

新たなご相談やこちらからの提案をスムーズに実施するためには、些細な心遣いが大きく影響することを意識してください。

メール営業のアポ率を上げるコツ

効果的なメール営業を実施するには、以下のコツを意識しましょう。

・件名は15文字程度が理想
・メール送信は業務開始直後か昼休み終了直後
・添付資料・URLの確認をする
・次にとって欲しい行動を案内
・なるべく早く返信する
・メールと電話の組み合わせで成果を得る
・メール内で日程調整まで完結させる

それぞれについて説明します。

件名は15文字程度が理想

メールの件名は、15文字程度に抑えることをおすすめします。

前半部分に特に伝えたい内容【ご案内・ご挨拶・お打ち合わせのご連絡 など】を記載することで、メール開封前にどのような内容が記載されているかを伝えられます。

件名が長過ぎると全文が表示されず内容がつかめません。
毎日多くのメールを受け取っている人は、内容が一目でわからないメールを開封せずにゴミ箱へ移動させてしまう可能性があります。

メールの中身を読んでもらうために、件名に開封することで得られるメリット・具体的な数値を記載して効果を紹介する、興味を引くワードを載せるなどの工夫が必要です。

新規開拓の場合は、「ご挨拶のお願い＋自社名・自分の名前」など、押し売り感を出さない柔らかい表現で、一度会いたい気持ちを伝えましょう。

強調したい内容を「」や【】で囲んでおくと、強調箇所が目に入りやすいため、伝えたい情報を相手がきちんと認識してくれます。

メール送信は業務開始直後か昼休み終了直後

メールの送信は、相手がメールボックスを開く時間帯を意識して実施してください。

おすすめの時間帯は、業務開始の直後や昼休み直後です。メールの状況を確認して業務に取り掛かるためにメールボックスを開く人が多く、メール開封・既読のアクションをスムーズに引き出せます。

業務時間外のメール送信は極力避け、どうしても送信する際は「夜分遅くに失礼します。」などの言葉添えをしましょう。

企業によっては、業務用のメールアプリとスマホを連携させている場合があります。業務時間外のメール通知でストレスを感じさせないために、できるだけ業務時間内に連絡をする意識を持ってください。

メール送信を避けるべきタイミングには、長期休暇の前(お盆・年末年始など)も含まれています。

長期休暇明けのメールボックスには、通常より多くのメールが未開封で残っている状態です。
メールのチェック作業の負担が増える分、情報を見逃してしまう可能性があります。

営業アポや商談日程が休暇明けの場合は、相手のメール整理が落ち着く時間帯を予想して休暇明けのリマインドメールを設定しておきましょう。

添付資料・URLの確認をする

自社商品を提案する際、資料やサイトページのURLを添付しておくと、情報に目を通した相手が疑問や関心を持ち、返信をしてくれる可能性があります。

資料を確実に読んでもらうために、添付資料が正しく開けるか・読み込み速度が遅くないか、エラーが出ないかなど事前に確認しましょう。

「下記、自社商品の説明URLをお送りします。」などの文言を添えて資料を添付することで、URLがどこにあるか一目で把握が可能です。

次にとって欲しい行動を案内

営業メールでは、メールを読んでどのようなアクションをとって欲しいかの提示が必要です。

商談の日程候補日に対して「いつまでに返信してください」などのお願いをすることで、相手は次の行動を認識できます。

道筋を示すことで、自分自身も返信が来るまでにどのような準備をしておくべきか、などのスケジュールを立てられます。

返信期限の設定は、「3日〜1週間以内」がおすすめです。
あまり時間をとり過ぎると期日に余裕があることで油断が生まれ、返信を忘れてしまう可能性があります。

なるべく早く返信する

営業メールに対する返信をしてくれた相手は、自社商材への興味関心を少なからず持っている状態です。

興味の熱が冷めないうちにメール返信を介したアプローチを図ることで、商談にたどり着く確率の向上を目指せます。

提案に対するお断りの連絡でも、アクションをしてくれたことへのお礼を伝えることが重要です。

相手企業が今後、改めてサービス導入を検討するとき、自社を思い出すきっかけになる可能性があるからです。

メールと電話の組み合わせで成果を得る

効率よくアポの獲得を目指す場合は、メールの反応に合わせた電話でのアプローチが効果的です。

メール開封率がわかるツールと連携させると、反応があった相手にピンポイントで働きかけられます。

電話で、商材の説明をさせていただくための日取りを決めたい旨を伝え、メールで詳しい資料や決定日時をお送りすれば、スムーズな日程調整ができます。

電話で、「先程、商品のご説明の日程に関するご相談メールをお送りしました。ご確認のほどよろしくお願いいたします。」などのフォローをすることで、メールの読み逃しの防止が可能です。

メールの受け手が不在の場合は、伝言をお願いしたい旨を伝えることで、折り返しの電話をかけていただくなどの負担を無くせます。

メール内で日程調整まで完結させる

メール内に日程調整ツールを活用した予約フォームを連携させれば、相手はメールの中で商材の情報に興味を持ち、商談の日時を決めるまでの工程を一気に踏めます。

日々、多くの業務を抱えている相手に手間をかけさせない仕組み作りは、アポ獲得の成功率を左右するポイントです。

ツールの選定は、操作性に優れているか・デザインがシンプルでわかりやすいかを念頭に実施してください。

弊社が提供しているbookrunは、直感的な操作が可能で多くの方にご利用いただいています。

気になる方は、ぜひこちらのページをご覧ください。

>>bookrun公式サイト

メール営業の代行はすべき？依頼先の種類

自社業務が膨大で、メール営業に時間をかけられない悩みを抱えている場合は、代行の依頼を選択肢に入れることをおすすめします。

依頼できる主な業務は下記の3つです。

メール件名や文面の作成・添削
メール配信作業
配信リストの作成と配信後の効果測定

基本の依頼料金は、平均月額1,500円～1万円程度。基本料金に加えて、メール1件ごとの送信料金(相場約30円)が、メールの送信数で加算されます。

メールの配信件数で費用を決めるサービスのほかに、アポ獲得の成功報酬を上乗せするシステムや月額制のものもあるため、自社の予算や継続的にかかる運用費・対応業務などを踏まえて依頼先を選定しましょう。

仮に、毎月50通のメール対応を代行依頼すると、月額2万円〜4万円程度の費用が必要です。

メールフォーマットを複数作成してもらいたいなどの追加依頼をすると、さらに費用が発生するため、検討の際は必ず複数の代行業者から見積もりを取り比較をしてください。

費用を抑えたい方向け：クラウドソーシング

費用をできるだけ抑えてメール営業を頼みたい方におすすめなのがクラウドソーシングです。

クラウドソーシングはフリーランサーなど個人で依頼を受けている人が多いため、メール営業の工程を細分化して項目ごとに依頼者を変えるなどの対応が可能です。

メール営業の文面作成が得意な人と、問い合わせフォームへの入力作業をする人を分けて依頼することで、依頼費を最小限に抑えられます。

メールの作成や営業リストの選定を自社で対応して、メール送信のみをクラウドソーシングで依頼する方法も有効です。

代行会社と比べ手頃な価格で代行を頼める点が、クラウドソーシングのメリットです。

ただし、依頼する相手によって納品物のクオリティに幅が生まれたり、取得スキルの差が激しかったりする点を念頭に置く必要があります。

会社ではなく個人への依頼のため、膨大な業務量を依頼してしまうと対応しきれないなどのトラブルが発生するため注意してください。

自社の望む人材と出会うために、ポートフォリオで実績や対応可能業務の範囲を確認しましょう。

営業活動を全面的にサポートして欲しい方向け：営業代行会社

ある程度の予算をかけて、コンサルなどの営業サポートが付いているサービスを運用したい場合は、営業代行会社への依頼がおすすめです。

代行会社やサービス形態で、受けられるサポートは異なります。
テレアポ、訪問営業、セミナー・イベントの開催など、自社の営業スキルや人員に合わせてどこまで依頼するかを決めましょう。

プロの技術を活かしたサポートを受けられる強みがある一方、迅速な対応が必要な出来事にすぐ取り組んでもらえない可能性があったり、やりとりに手間がかかったりする弱みがあります。

営業を全体的にサポートしてもらう分、支払う費用が高まる点も注意が必要です。

営業業務を全て任せてしまうと、営業の全容を把握している人物が自社内におらず、代行依頼を辞めた際、営業効率が大幅に落ちる可能性があります。

自社でメール営業するなら日程調整ツール「bookrun」がおすすめ

自社でメール営業をする場合は、弊社が提供している日程調整ツール「bookrun」を活用することで、効率的にアポ取りができます。

シンプルでわかりやすいデザインと、直感的に使いこなせる優れた操作性が「bookrun」の魅力です。

メール上に日程候補日を記載する代わりに、URLを添付するだけで作業は終了。事前に登録していたスケジュールの中から、相手が都合のいい日時を選択・送信したらアポの日程が確定します。

メールのやりとりを何往復もせずにスケジュール調整ができ、相手の手間をかけさせない点がメリットです。

メールの自動返信機能を活用して、日程候補日の選択・送信をされた際の予約完了連絡や、アポ当日が近づいてきた旨を知らせるリマインドを自動で送付できます。

提携的なやり取りに割いていた時間を本業に割り当てることで、高い成果を得ながら業務に励めます。

「bookrun」の料金プランは、以下の通りです。

無料トライアルで、有料プランの使い勝手を試せるので気にある方はぜひ一度お問い合わせください。

>>メール営業で成果をあげるならbookrun

メール営業×日程調整ツールでアポ率向上を目指そう

メール営業は相手の状況やニーズにより添い、商材でどのように課題解決を臨めるかをわかりやすく提案できるかで、アポの獲得率が左右します。

大勢の相手へ一気に営業提案ができ、相手のタイミングでメール開封が可能な利便性はありますが、大量のメールに埋もれ、読んでもらえないデメリットがあります。

少しでも多くの方にメールを読んでもらうために、メールの内容が一目でわかる件名をつける、誰がどのような目的で連絡をしているか端的に示すなどの意識が必要です。

今回紹介したテンプレを参考に、自社に合わせたメール作りに挑戦しましょう。