【基本】商談を成功させるコツとは？全体の流れと必要な準備

商談とは、自社製品・サービスの成約や購入に際し、顧客に取引をもちかけて交渉・相談する、営業の基本的な活動のひとつです。会社の売上や成果に直結する重要な局面ですので、営業担当者は綿密に準備した上で商談に挑み、成功へと導く必要があります。

本記事では、商談の基本的な流れを踏まえ、どのような準備をすればよいのかについて解説します。

商談の流れとは？

商談は、ターゲットとなる顧客を絞り込み、アプローチして商談を取りつけ、製品・サービスを提案する流れで行います。

以下より具体的に商談の流れを解説します。

商談する顧客にアプローチをかける

商談相手にアプローチし、商談の約束を取りつけます。自社の製品・サービスを利用する顧客がどのような人（会社）なのか明確にイメージし、見込み顧客が多そうな市場を調査して、どのような課題やニーズがあるのか把握しましょう。

よりターゲットに近い顧客候補にアプローチし、メールや電話を駆使して営業します。相手から反応があり、商談のOKが出たら、日時・場所をすり合わせます。

▼日程調整のやり取りが手間であれば、調整用のツールを利用するのがおすすめ。弊社が提供している「bookrun」なら、相手にURLを送るだけで簡単に商談の調整が可能です。

＞＞「bookrun」サービス紹介はコチラ

名刺交換し、自社紹介する

日程調整ができたら、いよいよ商談本番です。ビジネスの場で初対面の相手とは、本題に入る前に名刺交換と自社の紹介をします。ビジネスマナーで印象が左右されますので、対応には注意が必要です。

自社がどのような会社なのかを紹介することは、信頼を得ることにつながります。限られた時間で製品・サービスの成約を達成するために、自社のこれまでの実績や得意とする分野を、わかりやすく説明しましょう。

顧客の課題をヒアリングする

営業の場では、顧客の課題を解決する姿勢が重要です。商談の場で自社紹介が済んだら、顧客の現状を理解するために、事業を推進していく上での課題・悩みをヒアリングしてください。

親身になって耳を傾け、どういう課題を抱えているのか、客観的な立場で明確にします。話を遮って自社製品・サービスを紹介しようとせず、徹底して聞き役に回るのがコツです。

自社製品・サービスを紹介する

顧客が抱える課題を把握したら、自社の製品・サービスがなぜその課題を解決できるか、理由・根拠をわかりやすく伝えつつ、自社製品・サービスを提案します。

ただプレゼンテーションするだけでなく、実際にサンプルを試してもらったりデモ画面を操作したり、顧客に体験してもらう用意ができればいっそう効果的な提案が実現できるのでおすすめです。

クロージングする

商談の場で自社から提案し、製品・サービスの成約に至るようはたらきかけることを「クロージング」といいます。顧客の課題や悩みが自社製品・サービスで解決できる点を強調し、顧客に疑問があれば解消しながら進行しましょう。

その場で成約に至る場合は、導入においてやるべきタスク・スケジュールを確認します。検討が次回に持ち越しになった場合は、次回以降いつ検討するか、検討する上でこちらから提出する情報がないかを明確にして、次の商談につなげましょう。

アフターフォローする

商談が終わったら、顧客にアフターフォローを行います。お礼のメールはその日中に顧客へ送り、「商談のお時間をいただき、誠にありがとうございます」と感謝の意を伝えましょう。

一度話し合いをしただけでは、顧客から忘れられてしまいます。商談後は定期的に顧客へ声をかけ、導入後のフォローやその他の課題の発掘に貢献することで顧客からの信頼度が高まります。

商談時に顧客を引き込むには？話し方・提案のコツ5選

商談して成約に至るためには、話し方・提案の仕方にもコツがあります。プレゼンテーションするのに役立つコツを5つご紹介します。

悩みを一緒に解決する意識を常に持つ

商談の場ではどうしても自社製品・サービスを紹介することに意識が向いてしまいがちです。顧客が本当に望んでいるのは、製品を購入・導入することではなく、自社の課題や悩んでいることを解決する未来です。

自社の商品を買ってもらうことに固執せず、顧客に自分はセールスマンではなく味方だと思ってもらえるよう、顧客の悩み・課題に寄り添い、一緒に解決する意識を持ちましょう。

商談の場で無理にクロージングに持ち込む必要はありません。初回はヒアリングに集中して悩みを引き出し、2回目の商談でさまざまな解決策を用意して臨む戦略は有効です。

顧客に信頼してもらえるよう、親身になって顧客の課題を理解しましょう。

顧客に聞かれそうな質問や断りに対しての返答を事前に考えておく

商談の場では、プレゼンテーション中に顧客から製品・サービスに関する質問がきます。加えて、「いますぐには決められない…」「予算が合わない…」など、成約に対して後ろ向きな意見が出てくる場合があります。

いきなり質問や断りがくると焦ってうまく回答できません。事前に聞かれそうな内容を洗い出し、返答の準備をしておくのがおすすめです。以下よりよくある質問や断りフレーズを紹介します。

＜よくある質問や断り＞
・機能は理解できるが実際にどのように使用するのか、現場で使用するイメージがつかず判断できない…
・チーム内全員が使い勝手に問題がないか不安…。新しいサービスに嫌悪感を示す人がいるから導入できるかわからない…
・費用がどのくらいかかるか、予算に合わないからもう少し下げられないか
・導入するのにどれくらい時間がかかるのか、導入までにどのような準備が必要か
・システム面でのフォローはしてもらえるのか、システムに詳しい人間がいないので導入が心配だ…
・他社製品とどのような点が違うのか、〇〇社の方が安価で導入できそう…
・担当レベルでは問題ないが、承認者に話を通さないと何とも言えない…

実際に自社商品の使用場面を想像し、顧客視点で率直に感じる疑問・不満を予測しましょう。

顧客からの質問・発言を促す

プレゼンテーションで余裕がなくなると、つい自分が話してばかりになってしまいます。一方的に話し続けるのではなく、一緒にディスカッションする意識を持つのが商談成功のコツです。

「〇〇について困っている企業の方に話を伺ったことがあるのですが、御社もお困りではありませんか？」「似たようなサービスをご利用されたことはありますか？」など、積極的に質問をぶつけましょう。

もし顧客に警戒心があり、あまり話してくれないときは、「実は〇〇な情報がありまして…」「ここだけの話なのですが…」というように、誰にも伝えていない情報を特別に共有する感じでアプローチするのがおすすめ。特別感があり、相手の懐に入りやすくなります。

アイスブレイクをしたり、相手の名前を呼びかけたりする

初対面の商談では、顧客側が押し売りされるのではないかという不安や緊張を感じている場合があります。顧客の気持ちを和らげ、その後の提案を円滑にするには、商談の冒頭にアイスブレイクを行うのが有効です。

アイスブレイクとは、本題とズレるような雑談や、誰もが話しやすい話題を提供することで、気持ちを穏やかにして商談をスムーズにする手法のことです。親しい知人に話しかける気持ちで行います。

アイスブレイクが難しい場合は、名刺交換した担当者の名前を意識的に呼びかけてみましょう。名前を呼ぶという簡単かつシンプルな手段で、相手との心の距離が縮まります。

ビジネスマナーに注意を払う

名刺の受け渡し・挨拶するときの声量・椅子に座るタイミング・お茶を出されたときの対応など、最低限のビジネスマナーは守りましょう。

直接商談の内容とは関わらずとも、ビジネスマナーがなっていないセールスマンは印象が悪く、成約に至らない原因となりえます。特に初対面での商談は顕著に判断されますので、商談前にマナーを振り返っておくのがおすすめです。

ビジネスマナーは会社によりルールを決めている場合があります。同行する先輩社員や上司がいれば、商談前に確認してください。

商談の準備から管理まで、成果につながるポイント6選

商談の成功を握るのは、商談中の対応だけではありません。事前準備や商談後の対応も成約率に関わります。顧客から信頼され、成果につなげるポイントを6つご紹介します。

商談前に顧客の情報をできる限り調査する

商談で最も重要なのは、顧客の悩みや課題に寄り添い一緒に解決を模索することです。商談中に行うヒアリングの精度をあげられるよう、商談前に調べられる顧客情報はあらかじめ把握し、調査に取り組みましょう。

会社情報や業界での立ち位置は事前に調べておき、商談の場で相手に伝えることで、相手への関心を示します。顧客企業のコーポレートサイトや業界紙に情報がまとまっているので、参照してください。調べてわからない会社内部の悩みや課題は、商談の場できちんとヒアリングします。

商談のロールプレイングを行い練習する

はじめて商談にのぞむ場合は、ロールプレイングで事前に練習しておきましょう。先輩社員や上司の協力が得られるなら、同席してもらうといっそう効果的です。

商談は場数を踏んで経験をつむことが実力アップの近道です。少しでも商談の雰囲気に慣れるためにロールプレイングは威力を発揮します。ビジネスマナーや話し方のくせなど、練習することで気づいた修正点は事前になおして本番にのぞみましょう。

製品・サービスの知識を深める

自社が提供する製品・サービスをプレゼンテーションする上で、特徴や優位性、コンセプトを熱量高く話せる必要があります。具体的には、以下の項目を話せるように準備してください。

・開発背景、歴史
・製品やサービスのコンセプト
・特徴的な機能、他社との差別化
・優位性を裏付ける根拠（試験結果、導入実績　など）
・使用方法、使用する上で注意点
・価格、使用する上でお得になるプラン
・アフターフォロー、万が一の事態に備えたサポート

提案するには、まず自分自身が提案する製品・サービスに詳しくなければいけません。直接的には提案に関係ない部分を含めて、製品・サービスに関する知識を深め、商談本番に挑みましょう。

商談のプロセスを可視化・標準化する

商談を毎回行き当たりばったりでこなしていては、成果を一定に出すことが叶いません。商談の流れを可視化し、マニュアルとして資料に落とし込むのがおすすめです。

目に見える形でマニュアル化することで、より安定して成果が出せます。チームメンバーに共有すれば、会社全体の業績アップに貢献可能です。商談の標準化、つまり誰もが対応できるようにする工夫は、営業活動を永続的に進めていく上で重要です。

商談後にも定期的にアプローチをかける

商談は、一度実施すれば終わりではありません。その後の顧客へのフォロー次第で、製品・サービスの利用率が変わります。顧客との永続的な付き合いを実現するには、商談後に定期的なアプローチをかけましょう。

顧客ごとに進捗管理を行い、現状を可視化した上で、アプローチの適切なタイミングを逃さないようにします。進捗管理やメール配信が可能なWebツールを活用すると、対応漏れをなくしたり、作業工数の手間を軽減し、より効果的・効率的に対応できます。

チーム内の情報共有を密にする

顧客数が増え、営業活動が忙しくなるにつれて、チーム内の情報共有が疎かになりがちです。社内で連携するためにも、商談内容の情報共有は密に実施しましょう。

顧客の成約には営業部門以外のサポートが必須です。あらかじめ共有方法をすり合わせ、商談後すぐに情報がチーム内にいき届くよう、フローを決めて行動してください。

商談をより効率的・効果的に行うおすすめWebツール4選

約束を取りつけたり進捗を管理したり、商談を実施・運用管理するのは意外と手間がかかります。より効率的かつ効果的に推進していくのに便利なWebツールを4種類ご紹介します。

日程調整ツール

商談の日程をすべてメールやチャットのやり取りのみで調整しようとすると、日程候補を選出したり相手の返答を待ったりと、どうしても時間がかかります。時短で効率的に行うには、日程調整ツールを利用するのがおすすめです。

弊社の「bookrun」は、Googleカレンダー・Microsoft 365と連携し候補日を自動で抽出・カレンダーへのスケージュール反映・リマインド機能までを搭載した、日程調整の時短ツールです。会社で使っているWeb会議システムやチャットアプリと連携して、会議URLの自動発行や主催者への自動通知まで対応しています。

さらに、同じく弊社が提供しているフォーム作成サービス「formrun」と連携し、日程調整まで可能なオリジナルフォームを作成できます。フォームの質問項目で商談に必要な情報を収集しつつ日程調整できるので、商談までの営業活動がいっそう充実するのでおすすめです。

＞＞「bookrun」サービス紹介はコチラ

CRMツール

CRMは、商談前の見込み客から商談後の優良顧客まで、さまざまな顧客とのコミュニケーションを円滑にするツールとして、多くの企業で導入されています。

顧客情報の管理に加え、セグメントごとにメールを一斉送信したり、行動履歴から分析したりする機能が搭載されています。顧客の状態にあわせた適切なアプローチが可能です。

MAツール

MAは、マーケティング活動におけるさまざまな作業を自動化するツールです。見込み客から商談する顧客への絞り込みに使え、マーケティング・営業部門で幅広く使用されています。

顧客のターゲティングを行う上での分析やスコアリングが機能として搭載されており、簡単に高い精度で絞り込めるのが特徴。また、手間がかかる作業の自動化で、効率性をアップするのに貢献します。

SFAツール

SFAは、営業支援システムで、営業活動のプロセスを可視化するのに適しており、進捗管理や目標管理に効果を発揮します。

顧客ごとの管理に加え、営業メンバーごとに業績や対応内容を一元管理できるため、営業部門の管理者にとって嬉しい機能を持つツールです。

商談の重要ポイントをおさえて、顧客に自社製品を魅力的に伝えよう！

製品・サービスの成約につながる重要な局面である商談。事前準備から商談中の言動、アフターフォローまで、成功させるためにさまざまなポイントがあります。

商談を円滑に進めるサポートツールを活用しつつ、顧客の悩みや課題解決に貢献できる自社製品・サービスの魅力を存分にアピールしましょう。あなたが商談で成功することを心から願っています。

商談の日程調整を簡潔にしたいならbookrunがおすすめです！URLを送るだけで日程調整が完結します。空き時間の自動抽出やWeb会議URL自動発行、リマインドメールの自動送信など、商談の日程調整に役立つ機能が豊富です。
＞＞まずは無料で日程調整フォームを作成してみる