リモートのチームでもGoogleカレンダー連携で日程調整をスムーズに！柔軟な働き方を支えるbookrun活用方法とは（株式会社クジラボ様）

株式会社クジラボは、教育のオープン化をミッションとし、キャリア多様化を目指した教員向けキャリア相談などのサービスを提供しています。

学校の先生向けキャリアの無料相談の受付のためにのLPに埋め込む形でbookrunを活用いただいています。

今回は、事業責任者の池田様に、複業かつリモートのメンバー間での日程調整の課題を解決したbookrun活用についてお聞きしました。

最初にbookrunのご利用用途を教えて下さい

弊社では、キャリア形成に悩む学校の先生たち向けのキャリアデザインプログラムを提供しています。

教育現場の労働条件や負担増が社会問題となる昨今、自身のキャリアに悩む先生は少なくありません。自身の価値観や強みについて理解を深めるキャリアカウンセリングやコーチングを通して、生き生きと自分らしく働くためのお手伝いをしています。

まずはお悩みを気軽に相談してもらえるよう、無料相談を受け付けており、その予約の日程調整のためにbookrunを利用しています。

bookrun導入の背景を教えて下さい

無料相談の予約をWeb上で受け付けるための日程調整ツールを探すにあたって、必須条件は「Googleカレンダーと連携できること」でした。

無料相談は私を含めて5名のスタッフで担当しています。スタッフの中には業務委託の者もおり、無料相談を受けられる曜日や時間帯は担当によって異なります。

そのため、各スタッフのスケジュールが入ったGoogleカレンダーと連携して、対応可能な時間帯のみ予約を受け付けてくれる日程調整ツールが必要だったのです。

大前提である「Googleカレンダー連携」を満たす中で複数のツールを比較検討しましたが、直感的で分かりやすいUIに魅力を感じ、bookrunの導入を決めました。

実際にbookrunを導入してどのような効果がありましたか？

5名のスタッフそれぞれのスケジュールをGoogleカレンダーから読み込んだ上で、誰か1名でも対応可能ならば予約を受け付けられるように設定しています。

常勤の担当者が多くいる会社であれば、「営業時間内ならばいつでも予約OK」という形をとっても誰かしらが対応できるのかもしれません。しかし、現在の弊社の体制では、予定の空いているスタッフがいる時間帯に予約を入れてもらう必要があります。

スタッフの人数もそう多くなく、時間に限りのあるスタッフもいる中、空いている時間帯にピンポイントで予約を入れてもらえるbookrunのような日程調整ツールは、なくてはならないものです。

また、先生たちの中にはITツールに慣れていない人もいるので、UIが分かりづらいと日程調整ページまで見てくれたとしてもそのページから離脱が増えてしまう可能性があります。それがツール選定の際にUIを重要視した理由でした。

まだ使い始めて数ヶ月しか経っていないため、数値的な成果は把握できていないのですが、迷わずに予約の操作をしていただけていると感じています。

カレンダー上に予約可否が「◎」「×」で表示され、「◎」をクリックすれば簡単に予約ができるUIは、病院や美容室のシステムに近いので親しみがあるのではないでしょうか。

bookrunで使っている機能やプランの決め手について聞かせてください。

複数人のスケジュールを連携して日程調整をしたかったので、Teamプランを利用しています。

一番使っている機能は、導入の決め手でもあった「Googleカレンダーとの連携」ですね。先生たちは基本的に土日か平日夜しか自由時間がないので、対応可能な時間帯を細かく設定して、なるべく予約しやすいように努めています。

無料相談の受付をしているキャリアデザインプログラムのLPに、予約受付ボードを簡単に埋め込めるのもよかったです。LPになじむボードのデザインも気に入っています。

最後にどのような企業様にbookrunをおすすめしたいですか？

複業やリモート勤務などの働き方をする人が増えてきました。そういうメンバーが多く在籍する企業にとって、お客様との日程調整は肝になると思います。

bookrunがあれば、Googleカレンダーに入力するだけで各メンバーのスケジュールを予約ボードに反映できます。直接顔を合わせてすり合わせをしなくてよいので、柔軟な働き方にも対応しやすいのではないでしょうか。

弊社のようにお客様対応を複数人でしていて、日程調整が面倒だ・不便だと感じている企業には、ぜひおすすめしたいですね。