月に200件のカウンセリングを実現！formrun×bookrun連携により日程調整を自動化できた理由とは？（株式会社ワールドアベニュー様）

株式会社ワールドアベニューは海外留学のエージェントとして、留学前の相談やプランニングから留学中のサポートまで、幅広い支援を行っています。

コロナ禍が落ち着いたこともあり、無料で留学の相談ができるカウンセリングの予約が急増。複数人いるカウンセラーと相談希望者のスケジュールを合わせて調整するのに、多くの工数がかかっていました。

今回は代表取締役社長の松久保様に、formrunと連携した予約受付フォームでのbookrunの活用方法についてお聞きしました。

最初にbookrunのご利用用途を教えて下さい

弊社は海外留学やワーキングホリデーをサポートするエージェントです。まだ検討段階のお客様に、留学先やプラン、不安に思っていることの相談ができる無料カウンセリングや説明会を実施しています。

bookrunは、カウンセリングの予約をWebサイト上で受け付けるために使用しています。希望プログラムによって対応するカウンセラーが異なるので、formrunのフォームと連携し、フォームで選択された内容によって予約できる日程を出し分けています。

bookrun導入の背景を教えて下さい

コロナ禍が落ち着いたことにより、海外留学やワーキングホリデーを検討する方が増えました。弊社への問い合わせや無料カウンセリングの予約も急増し、月に200件を超えています。

bookrunを導入する前は、カウンセリングの希望者から候補日をいくつか送っていただき、弊社の営業がカウンセラーのスケジュールを確認し、日程を調整して返信する工数が発生していました。

いただいた候補日のスケジュールが埋まってしまっていることや、調整している間に希望者側の都合が悪くなってしまうこともあり、お客様にとっても弊社にとっても不便な状況でした。そこで、申し込みフォーム上で日程調整をして確定させられるツールの導入を考えていました。

その頃、申し込みフォームは自社開発のものを使っていましたが、開発・保守の工数削減や効率化のため、SaaSツールへの切り替えも同時期に検討していました。そこで候補に挙がったのが、フォーム作成ツールformrunです。他に受付システムや予約管理ツールも試しましたが、自由にカスタマイズできるformrunが弊社に一番合っていると感じました。

日程調整ツールはどうしようかとネットで調べていたときにみつけたのがbookrunでした。実際にbookrunを試したところ、formrunとの連携が可能で、弊社のやりたいことをすべて実現できるとわかりました。

もともと、カウンセリングと説明会のどちらも運営するには、日程調整ツールとフォーム作成ツールの2つのシステムを導入しなければいけないと考えていましたが、formrunとbookrunを導入することで、どちらも実現できるとわかり導入を決めました。

実際にbookrunを導入してどのような効果がありましたか？

カウンセリング日を決定するために必要だった以下の2〜6のやり取りが丸ごと不要になったので、日程調整にかかる工数は体感として100分の1くらいになったのではないかと思います。

1. カウンセリングの申し込みをいただく
2. カウンセリングの候補日を送ってもらう
3. 日程を確認し、決まる
4. （日程が埋まってしまった場合、再度日程候補だし）
5. ZoomのURLを送る

6. リマインドを「bookrunから自動送信されるメール」と、手動でのLINEメッセージから送信

7. お打ち合わせを実施

日程が決まった後も、これまでは申し込み内容に合わせてZoomのURLを発行してメールで案内する必要がありましたが、bookrunの導入後は、日程が決まると自動でZoomのURLが発行されてメールで案内できるようになりました。

また、フォームや日程調整システムの開発・保守に工数がかからなくなった分、他のシステムやサービスの改善にリソースを割けるようになったのも大きいですね。

自社の開発チームを持っているので、やろうと思えば自前のシステムを開発できる環境ではあります。しかし、システムの保守にはかなりの手間とコストがかかるので、この料金で内製化できるのは嬉しいです。

bookrunで使っている機能やプランの決め手について聞かせてください。

複数人での日程調整が必要なため、Teamプランを利用しています。

複数人のスケジュールを参照して、予約可能な日がブックボードに表示されますし、お客様が都合の良い日時を選択して日程が確定すると、担当するカウンセラーのカレンダーに自動で反映されるので非常に便利です。

一番よく使っている機能は、formrun連携機能です。formrunの条件分岐選択項目により、選択肢に応じたブックボードの出し分けができるのがすごく助かっています。留学プログラムによって対応するカウンセラーが異なるので、ご希望のプログラムに応じて適切なカウンセラーを自動でアサインできるので工数削減にも繋がりました。

プログラムごとに別のフォームを用意して、希望に合ったフォームから申し込んでもらわなければいけないとなると、離脱の原因にもなるので、1つのフォームで出し分けられるのは非常に助かっています。

最後にどのような企業様にbookrunをおすすめしたいですか？

弊社のように、複数人が関わる日程調整を行う必要がある企業には特におすすめです。個人のスケジュールを基にした日程調整ツールは他にもありますが、複数人の予定をランダムに押さえられるのは、bookrun以外に思い当たりません。

bookrunで作成したブックボードをWebページやフォームにiframeで埋め込み、独自ドメインで運用することができるので、自社のブランディングにこだわりたい企業にもよいのではないでしょうか。ドメインをまたがないので、アクセス解析や効果測定もやりやすくなります。

弊社が実現したいことを陰で支えてくれる「完璧な黒子」としてのbookrunとformrunに、今後も期待しています。