Googleカレンダーで日程調整はできる？連携可能なツール5選

社外の人との商談や打ち合わせをする際、日程調整のために電話やメールでのやりとりを何度もしたことはありませんか？

日程調整はツール導入により、手間のないスケジュール調整ができます。

この記事では、Googleカレンダーで日程調整をする方法や日程調整ツールをご紹介します。

日程調整の事務の軽減をしたい方や日程調整のツールの選択についてお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

Googleカレンダーでの日程調整の方法を解説

Googleカレンダーは、無料で作れるGoogleアカウントを所有すれば誰でも使えるスケジュール管理サービスです。

ここでは、Googleカレンダーを活用した日程調整方法やメリット・デメリットについて解説します。

Googleカレンダーで日程調整はできるの？

Googleカレンダーの予約スケジュール管理は、有料のビジネス向けサービス「Google　Workspace」に搭載されている機能です。

Googleカレンダー自体の利用は無料の個人アカウントでできますが、「予約スケジュール機能」を使いたい場合は有料プランへの契約が必要です。
料金プランは、利用容量に応じて段階的に用意されていています。最も手ごろなプランは、30GBで月額680円のBusiness Starterです。

Googleカレンダーの予約スケジュールでは、以下のことが可能です。

・作成した予約ページを共有して、相手に予約をいれてもらう
・予約が入力された枠をGoogleカレンダー上に表示する
・予約を入れた相手に自動でリマインダーメールを送信する

予定変更がされた際はカレンダー上の予定が自動更新されるため、更新漏れを防げます。

Googleカレンダーで日程調整をするメリットとは？

Googleカレンダーは操作性に優れているため、専門知識を持っていない人でも簡単に利用できます。

世界規模の利用者を誇っているため情報が充実している点が強みで、疑問点が生じた際はWeb検索で解決方法を見つけられます。

比較的手ごろな料金設定のため、スタートアップや中小企業でも導入しやすい点がメリットです。

ビデオ会議の日程予約をした際は、自動でGoogleMeetのURLが追加可能です。別途でURLリンクを発行する手間を軽減でき、必要な業務に時間を割けます。

予定変更があった場合は、自動でGoogleカレンダーの更新がされるためダブルブッキング防止が可能です。

すでにGoogleカレンダーでスケジュール管理をしている場合、既存の情報との連携ができるためスムーズに運用を開始できます。

Googleカレンダーで日程調整をするデメリットとは？

Googleカレンダーの利用には、Gogleアカウントの登録が必要です。そのため、アカウントをあまり所有したくない人にストレスを与える可能性があります。

大きな特徴は、1つの予約枠に対して予約入力できるのが1枠だけな点です。

3者以上が参加する会議やイベントなどの日程調整ができないため、大人数のセミナー受付などの利用には向いていません。

予約受付時に取得できる情報は、名前やメールアドレス・電話番号などの基本項目のみです。質問項目は増やせますが詳細な情報は確認できないため、注意が必要です。

Googleカレンダーは、必要最低限のシンプルなデザインを採用しています。
高度なカスタマイズや豊富なデザイン展開を希望している方は、別のツールの利用検討をおすすめします。

日程調整ツールの選び方

日程調整ツールを選ぶときに、確認しておくべきポイントは下記の3つです。

1.自社に必要な機能がついているか
2.外部連携ツールはどのようなものがあるか
3.マルチデバイスに対応しているか

それぞれの内容を確認しましょう。


1：自社に必要な機能がついているか
日程調整ツールは提供元によって、搭載機能やサービス内容が異なります。

利用場面は社内向けの打ち合わせ・会議のみか社外向けか、日程調整の実施は1対1でするか大人数か、予約の確認メールは自動送信されるかなど、実際の利用場面を想定して機能の確認をしましょう。

2：外部連携ツールはどのようなものがあるか
導入したい日程調整ツールがどのようなツールと連携できるかで、業務の利便性に差が生じます。

カレンダーツールと連携して登録内容から自動で日程抽出をする・送られてきた顧客情報を営業ツールと連携して活用するなど、自社の業務形態に合ったツール選びが重要です。

リマインドのメールやカレンダーへの予定登録を自動で追加できるサービスを選ぶと、より効率的な業務を実現可能です。

3：マルチデバイスに対応しているか
日程調整ツールの種類によって、パソコンのみでしか操作ができないものがあります。

営業部署で働く人が多いなど外出先で日程調整をするケースが多い場合は、マルチデバイス対応のサービスを導入することで、ストレスなくスケジュール管理ができます。

先方との予定のすり合わせをスムーズにできるため、テンポよく次の商談や打ち合わせの設定が可能です。

Googleカレンダーと連携ができる日程調整ツール5選

ここでは、Googleカレンダーと連携ができる日程調整ツールを5つ紹介します。

URLで簡単に日程が可能「bookrun」

bookrunは、弊社が提供している日程調整ツールです。

ZoomをはじめとしたWeb会議ツールやGoogleカレンダーなどと連携して、複数人の予定から空いている日程の自動抽出が可能です。

抽出した日程候補日は自動生成させるURLでメンバーに共有ができます。URLで得た回答から決まった予定の開催日時は、カレンダーの予定に自動登録されます。

無料プランから利用ができ、ITツールに自信がない方も、簡単に操作可能。日程調査の手間を省けるのが特徴です。

【料金プラン】

※プランによって作成可能なフォーム数やアカウント数が異なります。

>>bookrunについて詳しく知る

複数人での日程調整もできる「スケコン」

スケコンは、無料プランから利用可能な日程調整ツールです。

1対1の予定調整からミーティングなど、複数人の日程調整をAIを活用した自動機能で実施できます。

収集した回答は自動更新され、最終的に決まった予定が自動でGoogleカレンダーなどに入力される仕組みです。

最新情報が常に更新されるため、予定漏れやダブルブッキングなどの人的ミスを防げます。

>>スケコンについて詳しく知る

特徴を一言で「調整アポ」

調整アポは、法人向けの日程調整ツールです。

候補日の抽出から当日のリマインドメール送信までを自動で実行してくれます。担当者の作業は、URLをコピペして送信するだけです。

社内で打ち合わせや会議をする際は、会議室の予約機能で会場を抑えられます。

14日間の無料体験があり、本格導入の前に操作感を試せる点が特徴です。

【料金プラン】
要お問い合わせ

>>調整アポについて詳しく知る

簡単にGoogleアカウントと連携できる「TimeRex」

TimeRexは、Googleアカウントにログインするだけで、Googleカレンダーと連携ができるツールです。

日程調整相手から得たい情報に応じた質問項目を作成できるため、スムーズな情報収集が可能です。

人事面談や商品説明など、事前アンケートの結果を活かしたコミュニケーションが活きる場面で役立ちます。

日程調整後の予定日時のカレンダー登録とWeb会議ツールのURL発行を自動で実施するため、スケジュール忘れの心配はありません。

無料で使えるプランがあり、基本性能はフリープランで利用可能です。

【料金プラン】

※フリープランは上限100人のチーム利用が可能

>>TimeRexについて詳しく知る

シンプルなデザインが魅力「アイテマス」

アイテマスは、すっきりとした見た目の日程調整ツールです。Googleアカウントでログインすると自動でGoogleカレンダーと連携してくれます。

スマホ向けアプリがあり、外出先でも日程調整を完結できる点がメリットです。

日程調整の自動化、空き日程の提案、ダブルブッキング防止機能などがあり、全機能を無料で利用可能ですが今後、有料化の可能性があるため注意が必要です。

料金発生時期は未定と公式サイトに記載があるため、将来的に費用が発生する可能性があることを考慮に入れて導入することをおすすめします。

【料金プラン】
無料だが、今後有料化の可能性あり。

>>アイテマスについて詳しく知る

日程調整はツールを使って、業務効率化！

日程調整ツールは、提供元や展開しているサービスによって機能が異なります。

かかる費用に大きな差があり、完全無料で使えるツールから頻度や利用者数によって金額が変わるものまで様々です。

自社に最適な機能や特徴を踏まえてツールの導入・運用を実施して、日々の業務で生じている手間の削減を目指してください。