日程調整ツールを初めて使うお客様でも簡単に予約ができる！カスタマーサポート業務だからこそbookrunを活用したい理由とは？（株式会社スタジアム様）

株式会社スタジアムは、営業や採用活動を進めるにあたって企業や個人が直面する様々な課題を解決するために、複数の事業を展開しています。

そのなかで、bookrun は、高校の先生が行う「求人管理」を支援する事業「Handy進路指導室」にて、積極的に活用いただいています。

Handy進路指導室は高校の先生が対応している求人管理業務（紙の求人票のデータ入力・求人票の印刷や仕分け作業）が効率的に進むように支援するシステムです。

紙と手作業が中心となる先生の業務をデジタルでサポートすることにより負担を減らし、高校生にとってもより良い就職活動ができるよう後押ししています。

今回は、「契約済みのお客様へのサポート」を目的とした打ち合わせにて bookrun をご利用いただいている鶴田様にお話を伺いました。

最初にbookrunのご利用用途を教えて下さい

お客様（高校の先生）とのご契約が開始した直後に、今後の進め方をサポートする打ち合わせを行っており、そちらの日程調整に bookrun を利用しています。

bookrun の導入前は、お客様に毎回候補日程をお伝えし、リマインドの連絡やZoomのURLを発行するまでの工程が全て手作業でしたが、現在は、日程調整周りの業務はほとんど bookrun 1つに集約できており、今まで手動で行っていた作業は全て自動化されています。

↑お客様との日程調整に必要な作業がbookrun1つで対応できるように

繁忙期の4月〜6月は、部署内の3人で最大月80件ほどの案件に対応する必要があるため、bookrun には非常に助けられています。

また、お客様と新規で調整された予約やキャンセルの通知は、bookrun の「Slack通知」の機能を活用して、自動的に特定のチャンネルに流れるよう設定しています。

私たちは、社内での連絡は基本的に全てSlack上で行っているため、通知がきた際にそのままスレッド上でやりとりできることはとても便利だと感じます。

Slackの特定のチャンネルに予約やキャンセルの通知が届く

bookrun導入の背景を教えて下さい

少ない人数で多くのお客様を抱えていたため、受注が増えてきたタイミングで、完全手動でのメールのやりとりに負担がかかるようになりました。

「少しでもメールでのやりとりを少なくしたい」という思いが強かったです。

やっと受注しても、初回の打ち合わせ日程を取り決めるメールの往来に時間がかかり、なかなか日程が決まらない場面が多かったです。
その結果、お客様を待たせてしまうことに悩んでいました。

そのような課題を抱えている際に、社内で先に bookrun を利用していた人から「日程調整を行うためのURLを送るから、お客様の立場に立って1回日程を調整してみてよ。」と言ってもらう機会がありました。

実際にお客様の目線に立って日程調整を試してみると、迷わず簡単に日程調整を完了できた体験に驚きました。

画面遷移が少なく、見た目も機能もシンプルという印象で、「これだったら日程調整ツールを初めて利用するお客様だとしても、簡単に使えそう」と導入を即決しました。

↑ 日程調整を行うためのフォーム（イメージ）

実際にbookrunを導入してどのような効果がありましたか？

日程調整を行うためのURLをメールに貼り送信するだけで、すぐに日程が決まるようになったため、今までは難しかった「受注後1週間以内にお客様と接触してサポートする」ことが可能になりました。

また、お客様へのリマインドの連絡も自動化され、連絡に要していた時間が大幅に減りました。

カスタマーサポートの業務では、打ち合わせ前にはformrunで作成したアンケートへの事前回答をはじめ、必要な手続き準備や、業務連絡が多くなる傾向にありました。

そのため、リマインドの連絡を自動化できたことに対して、とても助かったと感じています。

また、bookrun の予定をキャンセルする機能により、お客様が予定をキャンセルしたときに通知が来たり、自動的にWebカレンダーから予定が削除されるようになったので、お客様側で急な授業の変更で打ち合わせに出られない場合も事前に把握できるようになりました。

また、bookrun では、日程の「受付可能期間」が設定できるため、お客様が希望するタイミングや、社内で直近対応できる人の状況により、案件ごとに打ち合わせを行う時期を調整できています。

案件ごとに、柔軟に対応できるところが非常に助かっています。

↑「受付可能期間」の設定にて「受付開始日」や「受付期日」の調整が可能

bookrunは簡単に使い始めることができましたか？

はい。社内で紹介をもらったときに、bookrun の管理画面も直接確認してみたのですが、誰でも簡単に操作できることが分かったため、他の日程調整ツールを検討せずすぐに導入を決めました。

また、同じチームに所属するメンバーに対しては、私が1度だけ簡単に使い方を説明をして以降、使い方に関して質問を受けたことがほとんどなく、問題なく使ってもらえています。

私からチームメンバーに追加で対応の依頼を出しても、私が bookrun にログインすることなく、メンバー自身の対応で全て完結しているため、社内のコミュニケーションコストがほとんどなかったことは本当に有難いです。

最後にどのような企業様にbookrunをおすすめしたいですか？

カスタマーサポート業務でお客様と日程調整を行う方であれば、みなさんにおすすめできます。

bookrun を活用することにより、お客様からの期待値が最も高い「受注からサポート開始の橋渡しのタイミング」にて、速やかな日程調整が実現できました。

カスタマーサポートとして、スムーズな顧客体験を提供したい方には、ぜひおすすめしたいです。