1日10回以上の打ち合わせが当たり前の企業で、日程調整にかかる工数が「30分の1」以下になったbookrunの活用事例をご紹介（株式会社LibWork様）

株式会社LibWorkは、SNSやYouTubeを駆使した最先端のWebマーケティング手法を取り入れながら、戸建て・住宅・不動産販売を行っています。

一つの案件を進める際は、社内外問わず、対面型式の打ち合わせの場で物事を決めることが多く、契約を締結した後は、今後のプロジェクトにおけるスケジュールをチーム内で擦り合わせながら進めていきます。

今回は、日々発生する打ち合わせの場でbookrunを使った日程調整をしている北野様・山田様・森川様に、建築業界ならではのbookrun の活用方法についてお伺いしました。

最初にbookrunのご利用用途を教えて下さい

山田様：
私たちは営業担当が契約を締結した後に、チームで協働しながら案件を遂行する役割を担っています。

bookrunを利用するシーンとしては、社内メンバーとの打ち合わせの場であることが多いです。

お客様にとって最適な住宅を提供するために、1つの案件に対して、「予算について」「設計について」「トラブルについて」など、日々さまざまなテーマで打ち合わせを行っています。

また、最近は、他社様とコラボレーションして住宅設計や商品開発を行う機会が多いため、社外・取引先との日程調整にbookrunを利用する機会も増えつつあります。

bookrun導入の背景を教えて下さい

山田様：
建築業界では、打ち合わせで物事を決める機会が多いため、打ち合わせは毎日10回以上発生しています。また、30分間隔で連続して会議をし続けるケースも多く、1日の予定が全て会議で埋まってしまうことも珍しくありません。
そのなかで、日程調整のためだけに調整相手と連絡を取り合うことが負担になっていました。

森川様：
やっと日程を押さえても、自身のOutlookカレンダーに入れておくことを忘れて、予定をすっぽかしてしまったことも過去に何度かありました。

以前から、「確定した予定の情報を自動的にOutlookカレンダーに書き込める機能はないかな」と思っていました。

山田様：
また、弊社では全従業員が共通して利用しているWebカレンダーツールがなく、社内で日程調整を行う機会が多い反面、相互にWebカレンダーを確認し合うことが難しい課題を抱えておりました。

そのため、調整相手へのカレンダーの押さえ方は社員によって異なっており、メールで擦り合わせるのか、口頭で調整し合うのかは個々人の裁量に任せられておりました。
また、共通のWebカレンダーを利用している社員同士の場合は「Webカレンダーの予定へのメンバー招待機能」を利用するなど、運用方法がバラバラの状態であったため、ストレスを感じていました。

森川様 ：
また、「打ち合わせ日時の押さえ方」だけでなく、「打ち合わせのタイトル表記を何に設定するか」について社内で統一されていないことも課題でした。

自身のOutlookカレンダーに予定が押さえられていても、社員によって打ち合わせのタイトル表記がバラバラとなっていました。

そのため、自身以外の社員のOutlookカレンダーを閲覧できたとしても、「この枠に入っている予定は作業と打ち合わせのどちらであるのか」などを理解できず、当人に直接聞いて「空けられる時間なのかどうか？」を確認する手間が発生していました。

↑カレンダーに設定するタイトル表記がバラバラ（画像はイメージ）

bookrunを導入したきっかけを教えてください

山田様 ：
日程調整周りで大きな課題を抱えていたタイミングで、弊社の北野よりbookrunの紹介を受けました。

私はITツールに疎いため、最初は世の中にこのような日程調整ツールがあること自体を知りませんでした。
しかし、実際に使ってみると、ITツールに苦手意識がある私でも簡単に使い始めることができました。
私でも使えるということは、誰でも使いこなせるのではないかと思っています。

山田様：
また、bookrunは調整相手に対して自身の予定状況（休日や既に予定が入っているタイミング）を全て公開することなく、空き日程のみを伝えられるところが良いなと思いました。

現在は、bookrunなしでは仕事したくないと思うほど多用しています。

森川様：
若い社内メンバーにとっても馴染みやすいようで、直感的に使いこなすことができている様子でした。

実際にbookrunを導入してどのような効果がありましたか？

北野様：
日程が確定するまでメールでやり取りを続ける負担がなくなったため、日程調整業務にかかる時間やストレスは、体感30分の1くらいになったと思います。

森川様：
bookrunは、打ち合わせを行うテーマごとに公開URLを発行できるため、社内で打ち合わせのタイトル表記（「予算について」「設計について」等）を統一しました。
その結果、誰しもがタイトル表記を確認しただけで打ち合わせの内容を判断できるようになりました。

↑打ち合わせを行うテーマごとに日程調整を行うためのURLを発行（bookrunのブックボード一覧画面）

北野様：
また、建築業界では人によって働き方が全く異なります。
車移動が多い社員は、移動合間にメールを確認できる時間が限られるため、日程調整時に発生するメールの往来に苦労しています。

その他にも、人によって働いている時間帯や休日が異なっていたり、ITツールに苦手意識があったりするため、共通した日程調整ツールを導入するハードルが高かったです。

これらの課題を解決したのが、bookrunでした。
働き方の異なる社員同士でも速やかに日程調整が実現できる点と、ITツールに苦手意識がある社員にとっても簡単に操作できる点が、大きな魅力であるように思えます。

bookrunさえあれば、日程の予約が完了した後も自身のWebカレンダーに自動的に予定が組み込まれるため、予定をすっぽかすリスクもありません。

山田様：
「今までできていなかったことがbookrun1つで簡単にできるようになった」という感覚があり、とても助かっています。

最後にどのような企業様にbookrunをおすすめしたいですか？

山田様：
私たちのように、社内のメンバーや取引先との打ち合わせが多い方におすすめです。
日程調整周りの工数が、大幅に削減できると思います。

また、日程調整のために毎回パソコンやスマホを開いて確認する手間が省けるため、普段の仕事で車移動が多い方にも便利だと思います。

あとは、管理職の方や、上司として多くの部下を抱えている方にもおすすめです。

社内で部下などに打ち合わせを設定してもらう機会が多い方は、ぜひ、誰でも簡単に利用ができるbookrunの導入を検討してみてください。