日程調整の工数・心理的負担が軽減！マルチタスクをこなす起業家・フリーランスのbookrun活用事例を紹介 （アカウンティングサポート株式会社様）

起業家の矢野様は、アカウンティングサポート株式会社の代表として、クラウドツールを活用した企業の経理部門の業務改善サポート事業を展開しています。

また、つながるサポート株式会社では、イベント・コミュニティの企画・運営に携わり、矢野会計事務所では、フリーランスのビジネスサポートを手がけるなど、複数の事業に同時並行で取り組む日々を送っています。

今回は、複数の事業にてマルチタスクをこなす矢野様に、日々の日程調整に bookrun を活用する理由についてお伺いしました。

最初にbookrunのご利用用途を教えて下さい

私は、主に単発のミーティングを希望する方との日程調整に bookrun を利用しています。

定例的にミーティングを実施するプロジェクトの場合は、ミーティング中に次回日程の調整まで行うことが多いため、その場ですぐに調整できます。

一方で、新規のお客様からの見積り依頼やインタビューの依頼など、単発のミーティングを希望される方との調整は、メール・チャット等で行う必要があるため、都度、調整相手と日程調整を行うためのURLをお送りし、希望日時をご予約いただくようにしています。

bookrun導入の背景を教えて下さい

日程調整時の手間を解消するため、bookrun を導入しました。

以前は、単発で行うミーティングのご依頼をいただく度に、都度自分のGoogleカレンダーを確認して候補日時を抽出しており、メールやチャットに全て手打ちで入力しお客様にお伝えしていました。

また、同時に別の方々から調整依頼をいただいた場合は、「別の方とも同時に調整中のため、ご希望に添えない場合があります」と付け加えたり、「〇日〇時は埋まってしまいました」などと都度お伝えすることもありました。

実際、いただいたご希望日のお返事がかぶってしまった場合には、再度調整するなどの手間が発生していました。

そのため、日程調整の作業には、工数がかかることによる時間面での負担や、心理的な負担をかなり感じていました。

実際にbookrunを導入してどのような効果がありましたか？

狙い通り、日程調整にかかる工数削減と心理的負担の軽減が実現しました。

以前は、候補日時の抽出から日時の確定まで、1件あたり10分程度はかかっていましたが、bookrun 導入後は、日程調整を行うためのURLを送るだけで完結するため、その時間がまるまる削減できています。

平均して月に10件くらいは日程調整をしているため、その分だけ工数削減の効果を実感しており、煩わしさからも解放されました。

また、例えば、移動中や短い空き時間など、すぐに日程確認ができない状況のときに調整依頼を受けている場合は、「あとでやらなきゃ」というモヤモヤ感が頭の片隅に残り続けることがありましたが、今では、短時間の間に候補日時をお渡しすることができるため、その面でも心理的負担は軽くなりました。

bookrunのお気に入りポイントはありますか？

プロダクトのデザインが好きです。
角がある形や文字を使っていない、柔らかい印象のデザインがお気に入りです。

日程調整を行うためのフォームを編集する""ブックボード編集画面""

使い方もシンプルなので、アカウント作成から実際にフォームを公開できるまで30分もかからず、途中のつまずきポイントもなかったです。

私は、bookrun と同じ株式会社ベーシックのサービス「formrun」も以前より使い込んでおりますが、デザインや使い心地が似ていたため取っ掛かりやすく、bookrun も上手く活用できるようになりたいと思っていました。

また、bookrun では、普段利用しているGoogleカレンダーの予定状況がリアルタイムで調整相手に共有できるので、忙しくて予定が埋まっているときでも、相手にリアルな忙しさを伝えられるところが気に入っています。

調整相手に対して、直近では調整が難しいことを伝えたい場合も、言葉で「今忙しくて...」と敢えて伝えずに済むので、関係値が崩れることもなく助かっています。

担当者のGoogleカレンダーの予定状況が「日程調整を行うためのフォーム」に反映

最後にどのような企業様にbookrunをおすすめしたいですか？

私のように、様々なプロジェクトに携わりつつ、単発でのミーティング依頼も多く受けるような起業家・フリーランスの方には特におすすめしたいです。

日程調整はイレギュラーに起こるからこそ効率的に、かつ調整相手に悪い印象を与えずに行いたいものですが、bookrun を利用することで、効率的に候補日時を提示することが可能になります。

また、bookrun は、デザインの印象が柔らかく操作性がシンプルなので、調整相手に渡すときに「同時に複数の方から調整のご依頼をいただいているため、カレンダー予約制とさせていただいております。」と、ひと言現状を添えることで、悪い印象を持たれることはほとんどありません。

日程調整にかかる工数の削減、心理的負担の軽減が実現できる bookrun を、ぜひ一度利用してみてください。