面倒な複数人の日程調整ツールに「bookrun」がおすすめできる理由

「複数人の日程調整ができるツールはどれがいいの？」
「複数人の日程調整の作業を便利にするツールは費用が高そう…」

日程調整を楽にする日程調整ツールには、1対1の日程調整に向いているもの、複数人の日程調整までできるものなど、ツールによって機能が異なります。

社内にツールが定着せず、導入に失敗して費用が無駄になったといった事態は避けたいですよね。

今回は、弊社のbookrunが複数人の日程調整ツールに向いている理由をご紹介します。

複数人の日程調整ツールにbookrunがおすすめの理由①相手への連絡はURLを送るだけ

bookrunは、日程調整ページのURLを、メールやSlackなどのチャットツールで共有するだけで、日程調整を進められます。

ツールを使用しない日程調整では、いくつもの候補日と予定の詳細を記載したメッセージを作成して送信する必要がありました。しかし、bookrunであれば、共有したURLをクリックするだけで候補日が表示されます。「URLにアクセスし、ご都合のいい日時をお選びください」といった簡単なメッセージを添えて送るだけです。

相手も表示された候補日の中から、都合のいい日程を選んで、入力した旨を相手に伝えるだけで済みます。

主催者も、調整相手も、打ち間違えによる候補日・希望日の伝達ミスを防止可能です。

また、操作性もシンプルなため、ツール初心者や、ツールに不慣れな方でも安心して使用できます。

複数人の日程調整ツールにbookrunがおすすめの理由②カレンダー連携ができる

bookrunは、GoogleカレンダーとOutlook予定表の2つのカレンダーツールと連携ができます。空いている時間を自動でピックアップしてくれるため、自分でスケジュールを確認し、候補日を探す必要はありません。

bookrunは、打ち合わせや会議に参加するメンバー全員のカレンダーツールを連携しておけば、複数人の空き日程を考慮して、連携したカレンダーツールから候補日を抽出してくれます。いつが空いているか複数人でメッセージをやり取りすることなく、スムーズに日程調整が可能です。

さらにカレンダーを連携すると、決まった予定も自動でカレンダーに反映します。ダブルブッキングを防止したり、日程確定から時間が空いて予定を忘れてしまうトラブルを未然に防ぎます。

複数人の日程調整ツールにbookrunがおすすめの理由③リマインドメールを自動で送信

bookrunは、予定の前日や当日にリマインドメールを自動送付するよう、事前に設定が可能です。

リマインドメールとは、予定を忘れてしまい、会議や商談に欠席してしまうトラブルが起きないよう、予定が近づいたことを知らせるメールです。

複数人相手にリマインドメールを個別に送るとなると、手間がかかります。リマインドメール機能を活用することで、主催者側の予定の管理が楽になります。

bookrunのリマインドメールの文章は自由に変更が可能です。なお、リマインドメール機能は有料プランでのみ使用できます。

複数人の日程調整ツールにbookrunがおすすめの理由④無料から利用できる

bookrunには以下の3つのプランがあります。

日程調整の回数はどのプランでも無制限です。カレンダーツール・Web会議ツールの外部連携も3つのプランで利用できます。

ただし、複数人が全員出席する日程調整はTeamプランに加入が必要です。複数人の日程調整に役立つリマインドメール機能や、予定情報をCSVやExcelで出力する機能も有料プランでしか使用できません。

Teamプランは、税込990円 / 月（ライセンス）と低コストでの導入が可能です。

導入に失敗して、費用が無駄にならないか不安な方は、まず無料プランでツールの使用感を試してみましょう。

複数人の日程調整ツールにbookrunがおすすめの理由⑤Web会議URLを自動発行

Webで打ち合わせや会議をする場合、日程調整後にWeb会議のURLを発行し、参加者全員に連絡をするのは手間がかかります。

bookrunであれば、Web会議ツールと連携し、日程調整と同時にWeb会議URLの発行と送信が可能です。

bookrunは、以下3つの主要Web会議ツールと連携できます。
・Google Meet
・Microsoft Teams
・ZOOM

Web会議URLを発行し忘れていると、予定通りに開催できないというトラブルを招きかねません。大勢の方に迷惑をかけてしまいます。

会議や打ち合わせに必要な準備を、日程調整と同時に完了できるため、あとは会議や商談への準備に専念できます。

複数人の日程調整ツールにbookrunがおすすめの理由⑥フォーム作成ツールと連携できる

bookrunは、フォーム作成ツールformrunと連携できます。事前に知っておきたい情報をフォームに質問項目として設置しておくことで、日程調整と同時に情報収集が可能です。

議題の疑問点や課題に関する意見などを事前に知っておけば、複数人の会議や打ち合わせでも意見をまとめやすく、スムーズな進行に貢献します。

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複数人の日程調整がうまくいかない理由とは？

複数人の日程調整がうまくいかないのは、考慮する内容や、やり取りをする相手が、調整する相手が増えれば増えるほど複雑になり、手間がかかるからです。

複数人の日程調整では、1対1の日程調整と異なり、以下のような手間や考慮すべき内容が発生します。
・誰の予定を優先するかの判断
・参加者が全員またはできるだけ多く参加できる日程の把握
・連絡済み・返信済み参加者の管理

さらには、ツールに不慣れな参加者に合わせてメールでの日程調整に対応するなど、個別に対応しなければなりません。

複数人の日程調整では、誰かが予定を譲歩する必要があり、不満が出てくる可能性もあります。

1対1の日程調整でも、候補日の聞き取り、メッセージの作成、メールでのやり取りなど、面倒な作業が多くあります。複数人の日程調整では配慮すべきことが多く、膨大な労力と時間が必要になるのです。

ツールを使って複数人の日程調整をスムーズにする4つのコツ

複数人を相手にする日程調整は、コツを知っておかなければ日々の業務を圧迫しかねません。

以下より、ツールを使って複数人の日程調整を行うコツを4つ紹介します。

候補日は3つ以上提案する

「⚪︎月⚪︎日はどうでしょうか？」といった候補日を1日だけ提示する日程調整はやめましょう。

相手の都合が悪ければ、改めて候補日を提示しなければならず、さらにメッセージのやり取りをする手間が発生します。主催者だけでなく、相手にも何度も返信を要求することになり、面倒に感じさせてしまいます。

候補日はあらかじめ3つ以上、提案するようにしてください。予定が合わず、何度もやり取りをする手間を避けられます。また、日にちだけでなく、具体的な時間まで提案しておくのもポイントです。

調整相手にも候補日の中から、複数選択してもらうようお願いしておけば、日程がなかなか合わないといった可能性がさらに低下します。

日程確定後・予定直前にはメッセージを送る

日程がいつになったか確定した連絡を忘れると、参加者は結局いつになったのかわかりません。最悪の場合、別の予定を入れてしまい、再度日程調整しなければならあないといったトラブルが発生してしまいます。

日程が確定したら、必ず確定した日付を知らせるメッセージを送信しましょう。

また、予定前日にも最終確認のために予定が近づいたことをメッセージで送信します。カレンダーに登録していなかった、日程調整から時間が空いていたといった理由から、予定を忘れてしまい、会議や打ち合わせに無断欠席してしまうといった事態を免れます。

特に、何度も日程を変更した場合には混乱してしまうため注意が必要です。

リマインドメール機能がある日程調整ツールを利用して、相手への連絡を怠らないようにしましょう。

誰の日程を優先するか決めておく

複数人の日程調整で、全員の日程がどうしても合わない場合があります。そのような場合に、誰の日程に合わせるのか、優先順位を明確にしておきましょう。

日程調整の相手に社外の方がいるのならば、社外の方の日程をまずは優先してください。社内では、スケジュールの調整が難しい役職の高い社員や、会議や打ち合わせの決定権をもった社員の日程を優先しましょう。

全員が参加できる日を待っていては、会議や打ち合わせがいつまでも開催できません。状況に合わせた対応が必要です。

日程調整はできるだけ1人で管理する

日程調整に必要な連絡のやり取りを複数人で対応していると、誰から返信が来ていないか、誰にメッセージを送ったのかなどの把握が難しく、混乱が起こってしまいます。

日程調整は担当者を決め、できるだけ1人で対応するようにしましょう。

すでに返信をもらっていたにもかかわらず、情報が共有できていなかったために、相手に何度も催促のメッセージを送ってしまうなど、迷惑をかけずに済みます。

ツールを使わずに複数人の日程調整をメールでする方法

ツールが苦手な方は、ツールを使いこなすまでの時間を考えると、従来通りメールで日程調整をした方がスムーズな場合もあります。

日程調整をメールで実施する際には、相手が分かりやすい文章を作成するよう意識しましょう。メールには次の7つを記載します。

・日程調整だとわかる件名
・相手の会社名・部署名・氏名・敬称を記載した宛名
・送信者である自分の会社名・部署名・氏名を記載
・連絡をした経緯やどのような目的のメールなのかの内容
・具体的な日時を提案
・挨拶で締める
・連絡先が確認できる署名

以下は、日程調整メールの例です。

日程調整をメールで行えば、やりとりの履歴を残せます。メールを見返せば、確定した日程はもちろん、勘違い・解釈違いが起こっていないかの確認が可能です。

しかし、メールでの日程調整は、以下のような原因で効率が悪いのも事実です。

・メール送信から返信までのタイムラグ
・何度もメールのやりとりが必要
・複数人の場合個別対応が必要
・返信期限が守られない
・返信内容を集計する作業が必要

テンプレートを作成しておく、返信がない相手には催促のメッセージを送る、複数の候補日をあげるなど、工夫が必要です。

また、メールはサイバー攻撃の対象となりやすく、セキュリティ面でのリスクが生じます。うっかりメールを開封してしまうと情報漏洩などの事件に繋がりかねません。

そのため、日程調整はセキュリティ対策が万全に施されたツールの使用がおすすめです。

複数人の日程調整はGoogleカレンダーでもできる？

ツールやメールを使わず、Googleカレンダーで日程調整ができます。Googleカレンダーで日程調整を行うには、有料プランを契約し、予約スケジュール機能を使用できるようにしておいてください。

Googleカレンダーで日程調整をする手順は以下の通りです。

1.予約スケジュールを作成
2.予約ページの必要項目を設定
3.予約ページを確認

Googleは利用者が多く、直感的に操作できることが最大のメリットです。

ただし、利用者一人ひとりに個別のGoogleアカウントの登録が必要です。プライベートでも使用している場合は両方の予定が表示されてしまい、混乱する可能性があります。

Googleカレンダーは、複数人で日程調整をする場合、全員が空いている日程を自分で探さなければならないため、時間がかかってしまいます。そのため、複数人での日程調整にはあまり向いていません。

bookrunで複数人の日程調整にかかる面倒を軽減しましょう

複数人での日程調整は1対1の日程調整より工数も多く、時間がかかります。メールやGoogleカレンダーを使っての日程調整も可能ですが、あまり効率が良いとは言えません。

そこでbookrunを活用して、日程調整にかかる手間や時間の無駄を削減しましょう。

bookrunがおすすめな理由は以下の通りです。
・相手への連絡はURLを送るだけ
・カレンダー連携ができる
・リマインドメールを自動で送信できる
・無料から利用できる
・Web会議URLを自動発行できる
・フォーム作成ツールと連携できる

まずは無料で試してbookrunの日程調整のしやすさを体感してみてください。
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