月間250件の個別説明会の日程調整を自動化！シンプルな作りで社内浸透もサクッとできるbookrunの活用方法（株式会社LIG様）

株式会社LIGはDX支援を中心に様々な事業を展開。Web制作会社LIGが運営するクリエイタースクールとして「デジタルハリウッドSTUDO by LIG」をデジタルハリウッド株式会社と共同で運営しています。

未経験からクリエイターに転職したり、副業やフリーランスに調整したい方々に向けて、社会人向けプロ養成カリキュラムを提供。業界のプロによる手厚い転職・就職サポートが特徴です。

今回はクリエータースクールの入校を検討している方との個別説明会でbookrunを使った日程調整をしている、マネージャーの田中様にお話をお伺いしました。

最初にbookrunのご利用用途を教えて下さい

入学を検討されている方向けに各校舎のカリキュラムを説明して入校検討度合いを高めてもらう目的の1対1の個別説明会を実施しており、入学検討の方と説明するスタッフとの日程調整にbookrunを使用しています。

個別説明会は複数の校舎またはオンラインで行っており、サイト上で希望する校舎かオンライン説明会を選ぶと、各担当するスタッフの空き時間がbookrunで表示されるようになっているので、都合の良い時間を選ぶだけで日程調整が完了します。

その後の日程調整完了メールや、日程が近づいた時のリマインドメールもbookrunから自動で送信されるようになってます。

bookrun導入の背景を教えて下さい

bookrun導入前は、全ての受講生との日程スケジュールは全て人力で対応していました。

＜対応の流れ＞

1. お客様より、問い合わせフォームから説明会希望日程いただく
2. 個別説明会を行うスタッフのシフトとを見比べて空いている日程候補を探して、スタッフの予定を抑える
3. 日程候補をお客様へメールで連絡
4. お客様から参加連絡メールが来たらスタッフのカレンダーを確定する　※都合が悪ければ再調整
5. お客様へ日程確定の連絡をする
6. 個別説明会の前日にリマインドのための確認メールを行う

スタッフのカレンダーを頭に入れながら、受講生からのメールを常に確認するという日常でした。

さらに校舎の数を増やして、説明会の数も増やしていこうという中でも「人力で頑張る」ということをしていましたが、人がいない時間で日程をとってしまったりと、ミスもちょこちょこ出てきている際に、日程調整ツールを検討し、bookrunの利用をはじめました。

実際にbookrunを導入してどのような効果がありましたか？

説明会の回数が増えましたね。校舎の数が増えて、対応するスタッフの数が増えたこともあるにしても、bookrunのおかげでそれ以上に増えたと思います。

人を増やして予約できる枠を増やすところの効率化に繋がったのと、人がスケジュールをみて1つ1つ埋めて行くと割と枠があっても見落としがあったりして隙間時間が生まれていたのが、機械的に空き時間に埋める作業をしてくれるので、営業効率を高めるという点でも非常に助かってます。

bookrunを導入するのは簡単でしたか？

社内浸透はチャットツールでサクッとサービス案内しただけで完結しました。設定が難しいと思ったことはないです。

内容を修正したりするのも文章であればコピペでOKなのでメンバーも特に手間を感じることなく出来ています。

校舎が増えるぐらいなのであれば、今の設定を複製して紐付けるスタッフを選ぶだけなので多分10分ぐらいでできると思います。

最後にどのような企業様にbookrunをおすすめしたいですか？

日程を管理する対象が多いのであれば絶対に入れた方がいいですね。

Googleカレンダーと紐付けられてるところがすごく便利なので、カレンダーツールを使って日程調整業務をしている人は感動して使えるんじゃないかなと思います。

時間単位で予約が必要なものに関してはすごく使いやすいんじゃないかなというのは感じます。美容室とか、エステサロンとかは使いやすいと思います。