日程調整が一瞬で済めばお客様のためにもなる。リソースに余裕がない新規事業チームがbookrunを選んだ理由とは？（株式会社フューチャーショップ様）

株式会社フューチャーショップは、SaaS型のECプラットフォーム「futureshop」を運営しています。

bookrunを導入いただいたのは2022年にリリースされた新規事業、自社のECサイトで手軽にライブコマースを実施できるサービス「Live cottage（ライブコテージ）」のチームです。見込み顧客への個別説明会の日程調整にお使いいただいています。

今回は新規事業企画室の稲生様と内海様に、2名の予定を合わせなくてはいけない日程調整の手間を大きく削減したbookrunの活用方法についてお聞きしました。

最初にbookrunのご利用用途を教えて下さい

稲生様：
弊社は、SaaS型のECプラットフォーム「futureshop」を開発・運営しています。2022年9月に、ECサイト内にライブ配信会場を用意してライブコマースを実施できるサービス「Live cottage（ライブコテージ）」をリリースしました。

導入を検討している方からのお問い合わせがあったら、私と内海の2名でZoom上での個別説明を実施しています。私が説明を行い、内海が実演をするという役割分担です。

その個別説明の日程調整のために、bookrunを利用しています。

bookrun導入の背景を教えて下さい

内海様：
bookrunを導入する前は、メールのやり取りで日程調整をしていました。お問い合わせがあったら、まず私と稲生のスケジュールを確認して、両方の予定が空いている日程をいくつか候補として先方にお送りし、都合の良い日程をご回答いただく形です。

メールのやり取りですとタイムラグがあるので、先方の返事を待っている間に別の個別説明やミーティングでスケジュールが埋まってしまうこともあります。先方に謝罪して再度調整しなければならず、申し訳なさとわずらわしさがありました。

稲生様：
先方にお送りした候補日程は仮押さえという形でスケジュールを入れておくのですが、なかなかそれも手間がかかるんですよね。日程が決まった後に仮押さえを消す作業も発生しますし。

内海様：
ZoomのURLの発行にも手間がかかっていました。稲生がURLの発行権限を持っているので、私から依頼をして、稲生がURLを発行し、私がそれを先方にメールでお送りするという形です。

ここでもまたタイムラグが発生してしまいます。日程調整やURL発行に時間をかけていると離脱にもつながってしまうので、先方の熱量が高いうちに個別説明を実施したいという思いがありました。

稲生様：
元々formrunを使っていたので、bookrunリリースのお知らせを見て「日程調整がすぐできて、ZoomのURLも自動発行できるツール」だということを知り、試しに使ってみたのが導入のきっかけです。

他の日程調整ツールも試しましたが、担当者2名のスケジュールが両方とも空いている日程を条件にできる点や、料金が他ツールより手頃な点に惹かれ、有料プランでbookrunの継続利用を決めました。

実際にbookrunを導入してどのような効果がありましたか？

内海様：
導入前は以下のような対応手順だったので、手間も時間も掛かっていました。

1.スケジュールを確認して「両名の予定が空いている日時」を探す
2.先方にメールで候補日程を送る
3.先方からの返信を確認する（先方の希望日に入れ違いで別の予定が入っていた場合、再調整）
4.日程が確定したら、内海から稲生にZoomURLの発行を依頼する
5.稲生がZoomURLを発行して内海に伝える
6.内海がZoomURLを先方にメールで送る

導入後は日程調整フォームのURLをお客様に送るだけなので、上記の手順が丸ごと不要になりました。私たちの工数が減っただけでなく、お問い合わせをいただいてから個別説明を実施するまでの日数も圧倒的に短くなりました。お客様にとっても対応が早いことで喜ばれているのではないかと思います。

稲生様：
ZoomURLの発行権限を持っているのが僕だけなので、かなり面倒な手順を踏んでいましたね。このURL自動発行機能は、導入の検討時にもかなり心を惹かれました。

担当者全員のGoogleカレンダーを読み込んで、常に最新のスケジュールがブックボードに反映されるのも助かっています。仮押さえのためにダミーの予定を入れておかなくても、別の予定が入った時点でその日時は候補から除外されますからね。

bookrunで使っている機能やプランの決め手について聞かせてください。

稲生様：
私と内海の2名共が空いている日程で予定調整をしたかったので、複数人で日程調整できるTeamプランを利用しています。

よく使っている機能は、formrun連携です。顧客の情報をGoogleスプレッドシートに自動出力するために、bookrunのブックボードをformrunのフォームに埋め込んで使用しています。

日程調整した予定の後に休憩時間を設定できる機能も助かっています。休み時間を挟まずに予定が連続してしまうとつらいですからね。

ミーティングの後は考えなくてはいけないことや整理しなくてはいけないことが溜まっていることも多いので、30分間は予定を入れられないよう設定しています。「こんなに細かく設定できるんだ」と驚きました。

最後にどのような企業様にbookrunをおすすめしたいですか？

稲生様：
複数メンバーが参加する会議や打ち合わせの日程調整をしたい場合におすすめです。

弊社は現在2人の担当者で日程調整をしていますが、これが3人4人と増えればかなり難易度が上がりますよね。

日程調整のやり取りに追われている方や、候補日程にダミーの予定を入れたり消したりという煩雑なタスクを無くしたい方には、ぜひbookrunを利用してほしいです。